Logo Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards

eStandards Wissen

Elektronischer Datenaustausch (EDI)

Schnell, sicher und effzient Geschäftsinformationen automatisiert übermitteln

 

Was bedeutet elektronischer Datenaustausch?

Elektronischer Datenaustausch  wird auch als EDI bezeichet. Die Abkürzung geht auf den englischen Begriff "Electronic Data Interchange" zurück. Der Begriff wird immer dann angewendet, wenn bei der Übertragung von Informationen elektronische Verfahren eingesetzt werden. Beim elektronischen Datenaustausch kommunizieren nicht die Partner (Sender, Empfänger) direkt miteinander, sondern deren Systeme. an spricht auch von der "Machine-to-machine"-Kommunikation.

Was muss ich beachten, wenn ich auf den elektronischen Datenaustausch umstellen möchte?

Die Umstellung auf den elektronischen Datenaustausch EDI ist ein Prozess. Dieser beginnt damit, dass Sie sich drei kernfragen stellen:

  1. Welche Geschäftsprozesse wollen Sie optimieren?
  2. In welcher Sprache möchten Sie kommunizieren?
  3. Wie sollen die Daten übertragen werden?

Schritt 1: Legen Sie fest, für welche Geschäftsprozesse Sie EDI nutzen wollen

Bei der Umstellung auf den elektronischen Datenaustausch EDI starten die Unternehmen in der Regel mit Geschäftsprozessen,
die in großer Zahl anfallen.  Denn je häufiger ein Prozess im Unternehmen abgewickelt werden muss, desto größer ist die Chance auf Effizienzsteigerung und Kostenersparnis. Auch die Investitionen für die Einführung von EDI amortisieren sich umso schneller. MIt dieser Entscheidung legen Sie gleichzeitig fest, welche Geschäftsnachrichten Sue kpnftig elektronisch austaischen möchten.

Schritt 2: Welcher Nachrichtenstandard soll beim elektronischen Datenaustausch EDI verwendet werden?

Die Vorteile von EDI kommen dann voll zum Tragen, wenn Sender und Empfänger „die gleiche Sprache sprechen“, also einen einheitlichen Nachrichtenstandard nutzen. Nur wenn die Daten in einem standardisierten Format ausgetauscht werden, lassen sie sich reibungslos automatisch weiterverarbeiten. Definieren Sie den für Sie passenden Transaktionsstandard. Entscheidend ist, was in Ihrer Branche gängig und damit bei vielen Ihrer Geschäftspartner bekannt bzw. bereits im Einsatz ist.

Schritt 3: Wählen Sie die geeignete EDI-Übertragungsfom

Entscheiden Sie mit Ihren Geschäftspartnern, wie die Geschäftsdaten ausgetauscht werden sollen. Dabei gilt: Je mehr Nachrichten
ausgetauscht werden bzw. je häufiger der Austausch erfolgt (zum Beispiel täglich), desto wichtiger ist eine vollautomatische Übertragung ohne Medienbruch. Denn die Vorteile des elektronischen Datenaustauschs EDI können Sie erst dann in vollem Umfang nutzen, wenn die Datenübertragung automatisch läuft – also „Machine-to-Machine“. Als technische Voraussetzung benötigen Sie dazu zum Beispiel
einen EDI-Konverter, der an das eigene Warenwirtschaftssystem angeschlossen wird. Dieser wandelt Geschäftsvorfälle aus der unternehmenseigenen IT (Inhouse-Format) in standardisierte Formate um. Der Empfänger kann die Nachricht wiederum durch seinen EDI-Konverter in sein Inhouse-Format umwandeln und in seine Systeme, etwa Warenwirtschaftssystem oder Buchhaltungssoftware, übernehmen.

Wie kann ich den elektronischen Datenaustausch realisieren, wenn ich keine eigene EDI-Infrastruktur habe?

Für die Anbindung von Geschäftspartnern ohne eigene EDI-Infrastruktur bietet sich WebEDI an. Bei diesem Verfahren stellt  beispielsweise der Lieferant seine Daten über einen Web-Server bereit, indem er sie manuell eingibt und hochlädt. Der EDI-Dienstleister, der diesen Web-Server betreibt, leitet die Daten im standardisierten Nachrichtenformat an den Geschäftspartner, zum Beispiel den Händler, weiter. Hier können sie dann automatisch weiterverarbeitet werden.