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Elektronische Rechnung / E-Rechnung
Versand von E-Rechnungen befreit von bürokratischem Ballast
Was ist eine elektronische Rechnung / E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung / E-Rechnung ist laut Umsatzstuergesetz ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übertragen und empfangen wird. Dabei wird unterschieden zwischen
- strukturierten Daten (z. B. EDIFACT, XML).
- unstrukturierten Daten (z. B. Rechnungen im .pdf-, .tif-, .jpeg-, Word-Format oder E-Mail-Text) und
- hybriden Daten (meist eine Kombination aus PDF & XML, z. B. ZUGFeRD).
Als Übertragungs-/Empfangswege stehen u. a. E-Mail, DE-Mail, E-Post, Computer-Fax, FaxServer oder Web-Download zur Verfügung.
In Papierform eingegangene und in elektronische Formate umgewandelte Rechnungen fallen nicht unter die Definition der elektronischen Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz.
Welche steuerliche Pflichtangaben müssen E-Rechnungen beinhalten?
E-Rechnungen müssen dieselben steuerlichen Pflichtangaben wie Papierrechnungen beinhalten, welche zusammen mit anderen Rechnungsangaben während der gesetzlichen Aufbewahrungsdauer unverändert sowie lesbar und (bei strukturierten Formaten) maschinell auswertbar sein müssen.
E-Rechnung braucht die Zustimmung des Empfängers
Die gesetzlich erforderliche Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Übermittlung der E-Rechnung kann entweder schriftlich oder stillschweigend durch Akzeptanz und Bezahlung der Rechnung erfolgen. Die Übermittlung ist erfolgt, wenn die Rechnung dem Rechnungsempfänger so zugänglich gemacht worden ist, dass er von ihrem Inhalt Kenntnis nehmen kann. Dies ist u. a. dann der Fall, wenn eine E-Mail-Rechnung auf dem Mailserver des Rechnungsempfängers eingegangen ist oder der Rechnungsaussteller die Rechnungen an einem zwischen ihm und dem Rechnungsempfänger vereinbarten Speicherort (z.B. Server zum Datenaustausch oder Kundenportale) abgelegt hat. Zur Sicherstellung der pünktlichen Bezahlung und zur Vermeidung von unnötigen Verzögerungen kann bei Auftragserteilung die Zustelladresse (z. B. E-Mailadresse) vereinbart werden.
Besonderheit: E-Rechnung bei öffentlichen Auftraggebern
Viele elektronische Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen öffentlicher Auftraggeber nicht. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet E-Rechnungen anzunehmen, insofern es es sich um ein strukturiertes Format nach CEN-Norm EN16931 handelt. Bildhafte (unstrukturierte) Formate fallen hier nicht darunter, also Scans von Papierrechnungen, Bilddateien im .tif- oder .jpeg-Format, PDF/A-1, PDF/A-2 sowie das Datenaustauschformat gemäß dem Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland, kurz „ZUGFeRD 1.0“. Darauf aufbauend haben deutsche Behörden den Verwaltungsstandard „XRechnung“ definiert. Dabei handelt es sich um ein XML-Format, das automatisch in ERP-Systeme eingelesen werden kann. Gut zu wissen: Etablierte Datenaustauschstandards können gleichberechtigt neben XRechnung verwendet werden, solange sie der CEN-Norm entsprechen. Dies ist bei ZUGFeRD 2.0 der Fall.
