Digitale Software-Roboter: Prozessautomatisierung in der Steuerberatung

Im Geschäftsalltag von kleinen und mittleren Unternehmen gestalten sich administrative Aufgaben häufig zeitaufwändig und für die Mitarbeitenden eintönig. Beispiele hierfür sind Aufgaben, wie der Ausdruck und die Ablage von Dokumenten, das Extrahieren und Formatieren von Daten sowie das Verschieben von Ordnern und Dateien. Viele Schritte erfolgen manuell am Computer, in unterschiedlichen Programmen und sind verbunden mit zahllosen Mausklicks. Dabei ist es nicht unüblich, dass Mitarbeitende immer wieder auf das System warten müssen. So verstreicht wertvolle Arbeitszeit und die Motivation sinkt, Fehler passieren. Was viele Unternehmen noch nicht wissen: Diese Situation lässt sich mit Unterstützung von digitalen Software-Robotern ändern, sodass Prozesse optimiert werden können.

Physische Roboter haben den Einzug in mittelständische Unternehmen geschafft: Sie unterstützen beispielsweise durch Transport- und Sortieraufgaben in der Logistik oder automatisieren Fertigungsschritte in der Produktion. Doch auch Unternehmensbereiche, wie die Administration bzw. das Backoffice können vom Einsatz von Robotiklösungen zur Bearbeitung von Routineaufgaben profitieren. Diese sind aber keineswegs materieller Natur, sondern treten in Form von Software-Robotern auf, deren Einsatz ausschließlich digital im Computer stattfindet. Genannt werden solche Lösungen Robotic Prozess Automation, kurz RPA.

RPA bezeichnet den Einsatz von Software-Robotern, um Arbeitsschritte oder Aktivitäten eines Menschen nachzuahmen, insbesondere bei sich wiederholenden Routineaufgaben.

Für Robotic Prozess Automation eignen sich insbesondere

• Prozesse mit eindeutigen Regelwerken.
• Prozesse mit wenigen Ausnahmefällen.
• Prozesse, die Zugriffe auf mehrere Systeme erfordern.
• Prozesse, in denen die Fehlerquote von Menschen hoch ist.
• Prozesse, die nur wenige Eingriffe von Menschen erfordern.
• Prozesse, die oft und in einer hohen Anzahl erledigt werden müssen.

Das kann u. a. das Extrahieren und Formatieren von Daten für Berichterstellungen, das Einloggen in Web- und Unternehmensanwendungen, das Zusammenfügen von Daten unterschiedlicher Anwendungen oder das Öffnen von E-Mails und Attachements bzw. das Suchen nach Stichworten sein.

Mit RPA lassen sich viele bestehende Prozesse digitalisieren und optimieren. Zudem werden Menschen durch die Roboter von repetitiven Aufgaben entlastet und können sich auf andere, nicht digitalisierbare Tätigkeiten, konzentrieren.

Auf einer Veranstaltung zum Thema „Robotic Process Automation (RPA): Technologiepotenziale, Chancen und Herausforderungen“ sind die Expert:innen der Offenen Werkstatt Leipzig des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums eStandards mit der Ferchland Consulting Partners GmbH, einer Steuerberatungskanzlei mit Sitz in München und Leipzig, in Kontakt gekommen. Das mittelständische Unternehmen beschäftigte sich zu diesem Zeitpunkt bereits mit RPA, wollte in seinem konkreten Fall aber weitere Automatisierungs- und Anwendungspotenziale für die Robotiklösung in seinem Unternehmen finden. Ferchland hatte erkannt, dass es in seiner täglichen Arbeit viele wiederkehrende Prozesse und Workflows gab, die personal- und kostenintensiv sowie potenzielle menschliche Fehlerquellen waren.

In einem Unternehmensgespräch entstand dann die Idee eines gemeinsamen Praxisprojektes. Ziel sollte es sein, Prozesse im Unternehmen zu identifizieren, die für eine Automatisierung durch Robotic Prozess Automation geeignet waren. Zu diesem Zweck sollte ein Anforderungskatalog erstellt werden, der es dem Unternehmen erleichtern soll, zu erkennen, welche seiner Prozesse für die Automatisierung geeignet sind. Darüber hinaus sollten die Expert:innen des Kompetenzzentrums eStandards bei der Softwareauswahl zur Einführung einer RPA-Lösung im Unternehmen unterstützen.

Um die genannten Ziele zu erreichen, fanden insgesamt drei Workshops mit der Steuerberatungskanzlei statt.

Im ersten Workshop wurde zunächst ein gemeinsames Verständnis von den Potenzialen und Grenzen von RPA geschaffen. Anschließend wurden die Geschäftsprozesse des Unternehmens mittels Prozessmodellierung analysiert. Auf Basis dieser initialen Analyse wurden schließlich näher zu betrachtende Unternehmensbereiche ausgewählt. Im Ergebnis konnte festgehalten werden, dass im Unternehmen Ferchland drei Kernbereiche für den Einsatz von RPA relevant sind: Finanzbuchhaltung, Dokumentenablage und Endverarbeitung (Finishing). Das Team der Offenen Werkstatt Leipzig nahm sich schließlich die Hausaufgabe mit, Kriterien für den Einsatz von RPA in den genannten Bereichen zu recherchieren.

Die recherchierten Prozesskriterien waren Ausgangspunkt für den zweiten Workshop, bei dem die Prozesse der Kernbereiche unter Berücksichtigung der Kriterien, der Implementierungskosten sowie dem Return on Investment bewertet worden sind. Insgesamt konnten auf diese Weise neun Prozesse im Unternehmen identifiziert werden, die für den RPA-Einsatz geeignet sind (sieben in der Finanzbuchhaltung, zwei in der Dokumentenablage und einer in der Endverarbeitung). Ein Prozess in der Finanzbuchhaltung behandelt beispielsweise den Bankabruf und die Lohnbuchungen, wofür Mitarbeitende jeweils ca. drei Minuten benötigen:

Nachdem die Prozesse identifiziert und durch BPMN (Business Process Model and Notation), einem Standard zur Geschäftsprozessmodellierung, dargestellt worden sind, recherchierten die Projektbeteiligten der Offenen Werkstatt Leipzig nach verschiedenen Softwarealtnativen zur Implementierung. In einem dritten Workshop wurden die unterschiedlichen Anbieterlösungen dann gemeinsam mit Ferchland bewertet und eingegrenzt. Darüber hinaus wurde ein Maßnahmenplan zur Implementierung der RPA-Lösung erstellt.

Weiterführende Links:

Zum Projektsteckbrief: https://www.estandards-mittelstand.de/praxisprojekte/projektsteckbriefe/digitalen-software-robotern-ferchland/

Informationen zur Offenen Werkstatt Leipzig: https://www.estandards-mittelstand.de/ueber-uns/digital-werkstaetten/offene-werkstatt-leipzig/

Autorin: Sarah Kilz

Copyright: Ferchland Consulting Partners GmbH