Ferchland: Mit digitalen Software-Robotern zu automatisierten Prozessen in der Steuerberatung

Herausforderung: Effizienzlücke durch repetitive Aufgaben

Für kleine und mittlere Unternehmen ist der Fachkräftemangel ein akutes Thema. Umso wichtiger ist es, die Kapazitäten der vorhandenen Mitarbeitenden möglichst wertbringend einzusetzen und sie von wiederkehrenden Routineaufgaben zu entlasten. Auch im Steuerberatungs-Tagesgeschäft der Ferchland Consulting Partners GmbH binden sich ständig wiederholende Prozesse und Workflows hohe zeitliche wie auch personelle Ressourcen. Diese repetitiven Aufgaben sind fehleranfällig und weisen Ineffizienzen auf.

Ziel: Routineaufgaben automatisieren

Ziel des Praxisprojektes ist es, Routineaufgaben und -prozesse im Projektunternehmen durch den Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) effizient und ressourcenschonend zu (teil-)automatisieren. Dafür soll ein Anforderungskatalog erstellt werden, der es dem Unternehmen erleichtert, Prozesse zu identifizieren, die für eine Automatisierung durch RPA geeignet sind. Darüber hinaus soll der Softwareauswahlprozess mittels einer Marktanalyse der marktführenden RPA-Anbieter unterstützt werden.

Lösung: Technologische Unterstützung durch Robotic Process Automation (RPA)

Beim Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) werden hinreichend vorstrukturierte (Teil-)Prozesse eines Unternehmens durch autonome Software-Roboter bearbeitet. Im Projektunternehmen sollen geeignete Prozesse (wie bspw. Verfahrensdokumentation, belegloses Buchen sowie vorausgefüllte Steuererklärungen) identifiziert und durch den Einsatz von RPA-Lösungen (teil-)automatisiert werden.

Der Einsatz von RPA bietet dabei viele Vorteile:

• Wegfall repetitiver Aufgaben
• Fehlerreduktion
• höhere Produktivität
• verbesserte Skalierbarkeit der Prozesse
• vereinfachtes Controlling durch lückenlose Prozessaufzeichnung
• Umsatz- und Profitsteigerung
• Für RPA zuständiges Personal benötigt keine Informatikkenntnisse

Um die Mehrwerte der RPA-Technologie bestmöglich auszuschöpfen, sollen im Praxisprojekt zunächst Prozesskriterien für den erfolgreichen Einsatz von RPA ermittelt werden. Anhand dieser Kriterien werden die im Unternehmen vorhandenen Prozesse hinsichtlich des möglichen RPA-Einsatzes analysiert und priorisiert. Anschließend erfolgt eine Evaluation der unterschiedlichen am Markt erhältlichen RPA-Lösungen durch das beteiligte Unternehmen mit dem Ziel, die zuvor identifizierten Prozesse durch digitale Software-Roboter zu automatisieren.

Zitat Marcus Ferchland, Geschäftsführer der Ferchland Consulting Partners GmbH:

„Standardisierung und Optimierung von Unternehmensprozessen ist zwingend notwendig und leider ein schmerzvoller Vorgang, bei dem RPA als Tool hilft, die Schmerzen deutlich zu lindern.“

Projektlaufzeit:

Q1/2021 - Q2/2021

Copyright: Ferchland Consulting Partners GmbH