Neben Corona ist in den letzten Wochen kaum ein Begriff so oft gefallen, wie Home-Office. Was für Selbständige völlig normal ist, müssen vor allem kleine und mittelständische Unternehmen erst einmal lernen. Neben der Technik, gibt es auch noch einige andere Aspekte, die ungewohnt sind. Wir geben Ihnen acht Tipps für das effiziente Arbeiten am heimischen Küchentisch.
1. Schaffen Sie sich die richtige Arbeitsumgebung
Leichter gesagt als getan: Denn wer hat schon bei der Wohnungsauswahl daran gedacht, dass auch noch ein vollständiges Büro Platz haben muss. Aber keine Panik! Mit ein paar Tricks bekommen Sie das hin. Optimal wäre ein abgeschlossener Bereich. Wer keinen hat, kann auch ein Regal oder Paravent zur Abtrennung nutzen. Wenn Sie viel telefonieren und über den Computer kommunizieren müssen, sind Sie mit einem externen Mikrofon gut beraten. Für das bessere Bild eignet sich eine externe Web-Cam.
Tipp: Wer gezwungenermaßen im Schlafzimmer arbeitet, sollte für ein ordentliches Blickfeld sorgen.
2. Funktionierende Technik ist das A und O
Damit Sie und Ihre Mitarbeiter im häuslichen Büro (fast) genauso effizient arbeiten können, sind einige technische Grundvoraussetzungen wichtig:
PC oder Laptop: Am besten ist es, Sie arbeiten grundsätzlich in Ihrem Unternehmen mit Laptops mit einer ausreichenden Rechenleistung, die durch ein abhörsicheres VPN (Virtual Private Network) mit den Unternehmensanwendungen verbunden sind.
- Bildschirm: Achten Sie darauf, dass Sie, wenn es geht, mit einem zusätzlichen größeren Bildschirm arbeiten. Genügend Platz für mehrere gleichzeitig geöffnete Anwendungen bieten Bildschirme ab 24 Zoll.
- Tastatur: Insbesondere, wer neben sich manchmal in die Länge ziehenden Online-Konferenzen ein bisschen arbeiten möchte, der nutzt moderne flache Tastaturen oder eine dämpfende Unterlage.
- Maus: Auch für die Arbeit mit der Maus gibt es spezielle Auflagen für Hände und Unterarme, die Sie vor Schmerzen in Arm und Schulter schützen.
- Internetverbindung: Um effizient zu arbeiten, brauchen Sie eine stabile Leitung mit mindestens 50 MB/s.
- Telefonanschluss: Auch wenn viele Calls übers Internet direkt stattfinden, sollten Vieltelefonierer ein Headset nutzen.
- Drucker: Nicht jeder Mitarbeiter hat einen Drucker im Home-Office. Ist er für die Arbeit wichtig, empfiehlt es sich, ein Multifunktionsgerät anzuschaffen. Das vereint Drucker, Scanner, Kopierer und Faxgerät in einem Gerät.
3. Rückenschmerzen durch ergonomische Möbel vermeiden
Im normalen Büroalltag haben sich ergonomische Möbel zum Glück durchgesetzt. Für den kurzfristigen Umzug ins Home-Office lohnt sich die Anschaffung optimaler Büroausstattung oft nicht. Achten Sie trotzdem auf einen geeigneten Stuhl, der höhenverstellbar sein sollte und einen passenden Schreibtisch. Wechseln Sie Ihre Haltung öfter am Tag und arbeiten Sie auch zwischendurch im Stehen. Achten Sie zudem auf eine geeignete Beleuchtung, die richtige Höhe des Bildschirms mit Blickrichtung nach unten. Außerdem sollte dieser nicht direkt vor dem Fenster stehen.
4. Klare Regeln für die Zusammenarbeit
Um gemeinsame Projekte trotz Home-Office erfolgreich zu stemmen, kommt es gerade hier zu vermehrten Online-Meetings, um sich abzustimmen. Diese sollten klaren Regeln folgen und vor allem effizient abgehalten werden. Zudem sollte auch die Erreichbarkeit geregelt sein.
5. Alle Kommunikation zentral an einem Ort
Uns stehen heute glücklicherweise zahlreiche Kommunikationskanäle zur Verfügung. Umso schwerer ist da die Fokussierung auf ein oder zwei Tools, um effizient und ohne langes Suchen virtuell zusammen zu arbeiten. Deshalb empfehlen sich hier Tools, die mehrere Features vereinen. Apps wie Teams oder Slack erfüllen diesen Anspruch. Damit ist webbasierte Kommunikation per Gruppenchat, Direktnachricht oder Sprachanruf möglich. Gleichzeitig können gemeinsame Dateien abgelegt werden, die sich schnell finden lassen.
6. Ein Stück Persönlichkeit retten
Jetzt, wo Sie sich für ein paar Wochen nicht persönlich im Büro sehen, sorgen vollständig ausgefüllte Profile mit Foto für ein bisschen mehr Nähe. In Meetings oder Chats auch mal Infos über seinen Gefühlsstatus im Home-Office zu geben, sorgt dafür, dass wir ein Stück weit mehr in Kontakt bleiben.
7. Auch Zuhause muss es sicher sein
Auch wenn in der Küche oder gar im Schlafzimmer gearbeitet wird, die DSGVO macht auch vor diesen Türen nicht halt. Halten Sie sich an die Vorschriften! Sorgen Sie als Arbeitgeber für eine verschlüsselte Verbindung zum Firmenserver, Virenschutz, Firewall und Mehrfach-Authentifikation. Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, ihre Laptops und Computer regelmäßig runterzufahren, um Updates und Patches zu installieren.
8. Vorsorge sichert Geschäftsabläufe
Die meisten Unternehmen waren hinsichtlich Home-Office nicht vorbereitet, Systeme oft veraltet, mobile IT nicht vorhanden. Planen Sie dies zukünftig schon ein, wenn Sie neue Geräte planen und kaufen. Ganz wichtig: Schließen Sie Support-Verträge mit externen Dienstleistern, um die eigene IT zu entlasten.
Fazit
Wir alle sehen uns ganz neuen Herausforderungen ausgesetzt und lernen jeden Tag ein Stück dazu. Sorgen Sie als Unternehmer dafür, dass Ihre Mitarbeiter und Sie das Beste aus der Situation machen können. Unsere Tipps für ein effizientes Home-Office liefern schon einmal eine ganz gute Grundlage. Bleiben Sie im Team im Austausch, um diese Zeit erfolgreich zu gestalten. Und: Bleiben Sie gesund!