Robotergesteuerte Prozessautomatisierung in der Steuerberatung mit Unterstützung des Kompetenzzentrums eStandards ausgebaut

Köln/Leipzig, 09. März 2022. Zeitaufwendige und ständig wiederkehrende Prozessschritte lassen sich mittels Softwareroboter automatisieren. Im Praxisprojekt mit der Ferchland Consulting Partners GmbH hat das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards den Einsatz der Softwaretechnologie „Robotic Process Automation (RPA)“ im Unternehmen begleitet und gemeinsam mit dem Unternehmen geeignete Prozesse zur Automatisierung und RPA-Anwendung identifiziert.

Die Ferchland Consulting Partners GmbH, eine Steuerberatungskanzlei mit Sitz in München und Leipzig, sieht sich im Steuerberatungs-Tagesgeschäft regelmäßig mit wiederholenden und arbeitsaufwändigen Prozessen und Workflows – meist bei der Datenverarbeitung – konfrontiert. Diese sind oft personal- und kostenintensiv sowie Quellen potenzieller menschlicher Fehler. Daher hat Ferchland vor einiger Zeit die robotergesteuerte Prozessautomatisierung für sich entdeckt, die im Allgemeinen als Robotic Process Automation (kurz: RPA) bekannt ist. Trotz erster eigener Ansatzpunkte wollte Ferchland aber weitere Automatisierungs- und Anwendungspotenziale für die Robotiklösung in seinem Unternehmen finden. Im Praxisprojekt mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards sollten aus diesem Grund wiederkehrende Steuerberatungsprozesse des Unternehmens mit Blick auf den Einsatz von RPA evaluiert werden.   

Im Praxisprojekt mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards hat die Ferchland Consulting Partners GmbH die bestehenden Geschäftsprozesse seines Unternehmens durch BPMN (Business Process Model and Notation), einem Standard zur Geschäftsprozessmodellierung, dargestellt und analysiert. Dabei wurden drei Kernbereiche herausgearbeitet, bei denen der RPA-Einsatz ganz besonders förderlich ist: die Finanzbuchhaltung, die Dokumentenablage und die Endverarbeitung (Finishing). Um die einzelnen Prozesse dieser Kernbereiche auf ihre RPA-Eignung bewerten zu können, wurde ein Anforderungskatalog geschaffen. Basierend darauf sind die fokussierten Prozesse bezüglich verschiedener Prozesskriterien, der Implementierungskosten sowie dem Return on Investment beurteilt worden. Gleichzeitig wurde bei der Beurteilung auch berücksichtigt, dass die Prozesse, die perspektivisch von einem Softwareroboter automatisiert abgearbeitet werden sollten, genau definiert sind und nur wenige Ausnahmefälle enthalten. Insgesamt konnten so neun besonders geeignete Prozesse für den Einsatz von RPA in der Steuerberatungskanzlei identifiziert werden. Speziell in der Finanzbuchhaltung wurden zahlreiche adäquate Prozesse ermittelt.

Ein weiteres Augenmerk im Praxisprojekt lag auf der einzusetzenden Software. Das Team des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums eStandards evaluierte unterschiedliche RPA-Anbieter am Markt und bewertete diese gemeinsam mit Ferchland hinsichtlich ihrer Passgenauigkeit für die zuvor definierten Prozesse. Außerdem wurde ein Maßnahmenplan zur Implementierung der Software erstellt.

Marija Radic, Projektleiterin der Offenen Werkstatt Leipzig des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums eStandards, blickt auf ein erfolgreiches sowie interessantes Praxisprojekt mit der Steuerberatungskanzlei Ferchland zurück und sieht vielfältige Einsatzmöglichkeiten von Softwarerobotern in mittelständischen Unternehmen: „RPA-Lösungen bieten nicht nur in der Steuerberatung Vorteile. Die Lösung ist grundsätzlich „KMU-tauglich" und kann beispielsweise in der 24/7-Kundenkommunikation im Kundenservice, im Einkauf oder auch im Personalbereich eingesetzt werden.“

Die Ferchland Consulting Partners GmbH hat die Vorteile von RPA früh erkannt. So kann die Prozessbearbeitung durch einen Bot kostengünstiger, schneller und effizienter als durch Mitarbeitende sein. Ein wesentlicher Vorteil liegt aber darin, dass sich Mitarbeitende auf Aufgabenbereiche konzentrieren können, in denen sie Softwarerobotern eindeutig überlegen sind. Das sind beispielsweise Aufgaben, die emotionale Intelligenz, Argumentations-fähigkeiten und Urteilsvermögen voraussetzen oder Aufgaben, die die direkte Interaktion mit Kundinnen und Kunden des Unternehmens betreffen. Mit dem Einsatz von robotergesteuerter Software lassen sich darüber hinaus Fehler und Inkonsistenzen reduzieren. „In einem regulierten Bereich wie der Steuerberatung gibt es zahlreiche standardisierte Prozesse, in denen häufig Daten aus unterschiedlichen Medien, Dateiformaten und Systemen zusammengetragen werden müssen. Hierbei bietet die robotische Softwarelösung enorme Unterstützung, wenn man weiß, bei welchen Unternehmensprozessen sie eingesetzt werden muss“, sagt Marcus Ferchland, Geschäftsführer der Ferchland Consulting Partners GmbH. 

Mittelständische Unternehmen, die auch über ein Digitalisierungsprojekt nachdenken, können sich gerne unter geschaeftsstellekompetenzzentrum-estandardsdigital beim Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards melden. Die Projektbegleitung durch das Kompetenzzentrum ist kostenfrei und anbieterneutral.

Copyright: Ferchland Consulting Partners GmbH

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