Corona-Zeit für die Digitalisierung genutzt: Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards bringt Prozesse bei Quick-Line auf Linie
Köln, 18.05.2021. Medienbrüche kommen in mittelständischen Unternehmen häufiger vor. Sie kosten Zeit und erhöhen die Fehlerquote. Um diese beiden Faktoren zu reduzieren, unterstützte das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards das Logistikunternehmen Quick-Line bei der Auswahl eines passenden ERP-Systems. Der Clou: das Kölner Unternehmen konnte dabei vom neu entwickelten ERP-Auswahl-Tool des Kompetenzzentrums profitieren.
Bislang verliefen viele Prozesse beim Logistiker Quick-Line, der Waren und Güter – von Druckerzeugnissen über Automobil-Zubehör bis zu Kunstwerken – transportiert eher analog. Allerdings ging das, insbesondere wegen der großen Vielfalt an Kunden, zum Teil mit großen Effizienzverlusten einher. Damit der Transport-Allrounder in Zukunft ökologischer und ökonomischer arbeitet, wollte er einige der ans Papier gebundenen Geschäftsprozesse digitalisieren.
Unterstützungsangebot sofort angenommen
Kennen gelernt hatte Lars Mosbach, Prokurist bei Quick-Line, das Kompetenzzentrum eStandards auf einer virtuellen Veranstaltung im letzten September. Dem Aufruf, ein gemeinsames Digitalisierungsprojekt mit den Standardisierungsexperten zu starten, ist er direkt gefolgt. Schon kurz nach dem ersten Kontakt fand der erste Unternehmensbesuch statt, bei dem „die Lage sondiert“ worden ist. Guido M. Hammer vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards führte eine Ist-Analyse durch – dreimal war er vor Ort, danach fanden die Termine aufgrund der Corona-Situation virtuell statt.
Ziel: Medienbrüche vermeiden
Dabei fielen einige Medienbrüche direkt ins Auge: zum Beispiel die Auftragsdurchführung, Rechnungsstellung und die Buchhaltung, die bislang zum Teil in Excel, zum Teil handschriftlich stattfinden, wozu auch manuell angelegte Wiedervorlagen gehören. Lieferungen werden auf Papier vom Empfänger handschriftlich quittiert. Ebenfalls findet die Rechnungsstellung nicht automatisiert statt. Letztlich ist aufgrund der Prozesse, die über mehrere Medienbrüche hinweg stattfinden, ein effizientes Controlling nicht möglich.
Prototyp des ERP-Auswahl-Tools erfolgreich im Einsatz
Die Lösung: ein passendes ERP-System (Enterprise-Resource-Planning). Um dieses zu finden, wurde eine Anforderungssammlung in Form eines Pflichtenheftes erstellt. Dann ging die Arbeit erst richtig los. Aus einer fast unüberschaubaren Anzahl von ERP-Anbietern wurden 21 angeschrieben, neun davon kamen in eine engere Auswahl, von denen letztlich drei ihr Produkt bei Quick-Line präsentierten.
Um diese zu finden, setzten die Experten vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards den Prototyp eines eigenentwickelten ERP-Auswahl-Tools ein. Darin werden Anforderungskriterien definiert, wie zum Beispiel der Preis, die Lizenzart oder auch der Prozess-Umfang, ob die Lösung über eine Cloud verfügt oder, ob sie in Deutschland gehostet wird. Am Ende werden die Parameter dann je nach Präferenz des Unternehmens gewichtet.
Cloudbasierte Lösung überzeugt
Den Sack zu machte eine cloudbasierte Lösung, die von überall und zu jeder Tageszeit einfach zu nutzen ist. In Zukunft wird es bei Quick-Line, vor allem bei der Akquise von Neukunden eine Änderung geben. Sie wird dann direkt in der ERP-Lösung erfasst und als Lead weitergereicht. Die Auftragsannahme und auch der Transport laufen weiterhin per Telefon ab, denn hier sind viele Dinge zeitkritisch abzuklären. Allerdings kann die Buchhaltung auf den angelegten Auftrag im System zugreifen und die Rechnung automatisch generieren – in Zukunft auch auf Basis des ZUGfeRD-Formats (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Ebenfalls sind die E-Mail-Kommunikation, ein CRM und das Auftrags-Controlling Teil des ERP-Systems.
„Das Praxisprojekt mit Quick-Line hat uns gezeigt, dass wir auch in dieser herausfordernden Zeit, Unternehmen bei der Digitalisierung gut unterstützen können“, so Guido M. Hammer vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards. „Vor-Ort-Besuche sind natürlich persönlicher, aber wir konnten alle fachlichen Anforderungen auch gut virtuell aufnehmen.“
„Die Zusammenarbeit mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards gab uns den Impuls, unsere Prozesse ganz neu zu denken. Neben den ökonomischen Vorteilen der Prozessdigitalisierung, wie zum Beispiel der Einsparung von Arbeitszeit durch den Wegfall redundanter Datenerfassungen, möchten wir auch Nachhaltigkeitsziele erreichen, wie zum Beispiel einen geringeren Papierverbrauch“, fasst Lars Mosbach von Quick-Line zusammen.
Schon Ende Mai 2021 soll das ERP-System live gehen.
Mittelständische Unternehmen, die auch über ein Digitalisierungsprojekt nachdenken, können sich gerne unter geschaeftsstellekompetenzzentrum-estandardsdigital beim Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards melden. Die Projektbegleitung durch das Kompetenzzentrum ist kostenfrei und anbieterneutral.
Pressebild: Quick-Line (Bildquelle: Quickl-Line)
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