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Digitale Prozessoptimierung entlang der Wertschöpfungskette

Herausforderung: vom Papier-Controlling zum digitalen Dashboard

1984 gegründet, transportiert Quick-Line unterschiedliche Waren und Güter – von Druckerzeugnissen über Automobil-Zubehör bis zu Kunstwerken. Die vielfältige Mischung der daraus entstehenden Anforderungsprofile erweitert sich ständig. Damit der Transport-Allrounder in Zukunft noch ökologischer und ökonomischer arbeitet, möchte er die noch zum Teil ans Papier gebundenen Geschäftsprozesse digitalisieren.

Zu digitalisierende Prozesse sind zum Beispiel die Auftragsdurchführung, Rechnungsstellung und die Buchhaltung, die derzeit zum Teil in Excel, zum Teil handschriftlich stattfinden, wozu auch manuell angelegte Wiedervorlagen gehören. Lieferungen werden auf Papier vom Empfänger handschriftlich quittiert. Ebenfalls findet die Rechnungsstellung nicht automatisiert statt. Letztlich ist aufgrund der Prozesse, die über mehrere Medienbrüche hinweg stattfinden, ein effizientes Controlling nicht möglich.

 

Ziel: mehr Effizienz durch digitale Prozesse

Zusammengefasst sollen die wichtigsten Geschäftsprozesse automatisiert werden, um zum einen effizienter sowie zielgerichteter zu arbeiten und zum anderen ein besseres Controlling zu ermöglichen.

Die Akquise, Kundenpflege und Aufträge sollen durch digitale Prozesse besser geplant und nachverfolgt werden können. Rechnungen sollen automatisch mit den im System erfassten Frachtdaten generiert werden, was die Workflows in der Buchhaltung erleichtert und weniger fehleranfällig gestaltet. Das erst durch die Digitalisierung effizientere Controlling soll dann einfach auf Knopfdruck stattfinden.

 

Lösung: Perfektes Match – optimierte Geschäftsprozesse und Standards

Bevor die Business-Prozesse bei Quick-Line digitalisiert werden können, unterstützt das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards den Logistik-Profi bei der Erhebung der aktuellen Prozesse. Im Anschluss müssen die Anforderungen, Prozessveränderungen und das Pflichtenheft definiert werden. Da ein ERP-System angeschafft werden soll, hilft das Kompetenzzentrum eStandards zudem bei der Auswahl des ERP-Anbieters.

Um die Transporte selbst schneller abzuwickeln, sollen die Versandeinheiten mit dem Datenträgerstandard GS-128 Barcode und NVE (Nummer der Versandeinheit) ausgestattet werden, die dafür sorgen, dass die Versandeinheiten auf dem Weg vom Absender zum Empfänger eindeutig identifiziert werden können. Zudem sollen bei der Prozessoptimierung Kommunikationsstandards, wie ZUGFeRD und XRechnung, eingesetzt werden.

 

Zitat Lars Mosbach, Quick-Line e.K.:

„Die Zusammenarbeit mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards gibt uns den Impuls, unsere Prozesse ganz neu zu denken. Neben den ökonomischen Vorteilen der Prozessdigitalisierung, wie zum Beispiel der Einsparung von Arbeitszeit durch den Wegfall redundanter Datenerfassungen, möchten wir auch Nachhaltigkeitsziele erreichen, wie zum Beispiel einen geringeren Papierverbrauch. Zudem wird die Transparenz der betrieblichen Abläufe gesteigert. Letztlich sind viel kürzere Durchlaufzeiten der Aufträge für uns der Indikator, dass die Umstellung auf digitale Prozesse erfolgreich war.“

 

Projektlaufzeit

Q4 2020 – Q2 2021

Copyright: Quick-Line

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Kontakt:
geschaeftsstelle@kompetenzzentrum-estandards.digital
Tel.: +49 221 94714-505
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