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Mehr Durchblick für Kontaktlinsenspezialist BNB Franchise Systeme GmbH

Herausforderung: Medienbrüche entlang des Bestell- und Lieferprozesses

Mit simply! hat BNB Franchise-Systeme GmbH ein einzigartiges, ganzheitliches Full-Service-Kontaktlinsensystem geschaffen – von der umfassenden Beratung über die persönliche Anpassung der Linsen bis zur dauerhaften Betreuung. Der Kern des Systems ist dabei eine praktische Management-Software für die Archivierung und Abwicklung in Kundengesprächen sowie die professionellen Untersuchungsgeräte, die sogar eine Video-Inspektion des Auges ermöglichen.

Apropos Software: So benutzerfreundlich das Gesamtpaket für Franchise-Nehmer ist, so haben bislang die Verwaltung und das Controlling des Bestell- und Liefer-Workflows einige Usability-Lücken. Grund dafür sind oft fehlende Bestell- und Lieferinformationen.

So stellt die Nachverfolgung der Bestell-, Liefer-, Rechnungs- und Abrechnungsstatus aufgrund der übergreifenden Franchise-Prozesse eine Herausforderung dar.

Ziel: Rechnungsdaten zu jeder Zeit abrufbar

Um weniger Medienbrüche und einen automatisierten Rechnungsprozess zu schaffen, sollen die Bestellinformationen in Zukunft in Berichten zu jeder Zeit zentral abrufbar und nach definierten Kriterien filterbar sein. Das schließt auch Liefer- und Empfangsbestätigungen auf Artikelebene ein. Auf Basis dieser Angaben soll eine konsolidierte (automatisierte) Rechnung als auch Abrechnung ermöglicht werden.

Lösung: von der Einzelrechnung zum mehrwertigen Abrechnungsprozess

Der erste Schritt, bei dem das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards unterstützen wird, wird die Konzeption von relationalen Datenbanken zur Prozessabbildung sein. Die einzelnen Kategorien:

  • Stammdaten
  • Aufträge
  • Preise
  • Auslieferungen
  • Rechnungen
  • Abrechnungen

Außerdem gilt es, Schnittstellen für diese elektronischen Nachrichten zu beschreiben.

Wichtige Standards, die für den Prozess eine Rolle spielen werden, sind die (S)GTIN ((Serialized) Global Trade Item Number), die GLN (Global Location Number) und der SSCC (Serial Shipping Container Code). Als Datenträger bieten sich insbesondere der GS-128 Barcode, EAN13 und der GS1 Data Matrix an. Als Kommunikationsstandards kommen für die Eingangs- und Ausgangsrechnung später ZUGFeRD (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) oder beim EDI (Electronic Data Interchange/Elektronischer Datenaustausch) INVOIC als branchenübergreifender Standard-Nachrichtentyp zur Übermittlung von Rechnungsdaten in Frage.

Zitat Peter Bartholme, BNB Franchise-Systeme GmbH

„Wenn wir mit Unterstützung des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums eStandards den Auftrags-, Rechnungs- und Abrechnungs-Workflow mit unseren Franchise-Nehmern automatisieren, werden wichtige Ressourcen eingespart und unsere Mitarbeiter können sich produktiveren Tätigkeiten widmen. Außerdem steigern wir so die Transparenz der Prozesse und machen durch die Digitalisierung ein Controlling erst effizient möglich.“

 

Copyright: BNB Franchise-Systeme GmbH

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