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Zeitlos: Artikeldaten für Kataloge und Online-Shops effizient bereitstellen - mit digitalen Standards

Werkzeug-Eylert

Mit digitalen Standards können Artikeldaten für Printkataloge und Online-Shops einmalig klassifiziert und effizient aufbereitet werden. Werkzeug-Eylert setzt seit über zehn Jahren erfolgreich auf digitale Standards wie BMEcat und eCl@ss für eine effiziente Katalog- und Online-Shop-Erstellung.

Werkzeug-Eylert und das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards kennen sich nicht erst seit dem aktuellen Praxisprojekt zur digitalen Kundenbindung. Das erste gemeinsame Digitalisierungsprojekt mit dem Chemnitzer Familienunternehmen startete bereits vor gut zehn Jahren im Zusammenhang mit dem ehemaligen E-Business-Förderprojekt PROZEUS, das vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) gefördert wurde. Die damals im Projekt zur Lösung eingesetzten Standards BMEcat und eCl@ss sind nach wie vor aktuell und kommen auch heute noch vielfach zum Einsatz. Aus diesem Grund und da sich das erfolgreich abgeschlossene Projekt nun zum zehnten Mal jährt, wollen wir nochmal einen Blick auf die damaligen Herausforderungen und Lösungen werfen – aus der damaligen Perspektive.

Unternehmen: Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG, Chemnitz, inhabergeführter Werkzeuggroßhandel, www.werkzeug-eylert.de

Herausforderung: Trotz steigender Nutzung des Webshops finden gedruckte Kataloge immer noch sehr große Akzeptanz bei Kunden. Dies steht im Widerspruch zur geforderten Preis- und Produktaktualität, die dieses Medium nicht erfüllen kann. Eine kürzere Auflagenfolge konnte bisher durch den großen Aufwand der Datenerfassung, des manuellen Satzes, der notwendigen Korrekturläufe und den damit verbundenen hohen Kosten nicht realisiert werden.

Ziel: Das Unternehmen möchte gedruckte Kataloge mittels Database Publishing direkt aus dem ERP-System herstellen. Der Katalog soll mit erheblich geringerem Kosten- und Arbeitsaufwand und in kürzerer Auflagenfolge hergestellt werden. Dabei sind hohe Anforderungen an das Layout zu berücksichtigen, da der Katalog weiterhin wie „von Hand gemacht" aussehen soll. Einmal erfasste und ständig gewartete Produktdaten sollen auch für die Ausgabe elektronischer Kataloge, bevorzugt im BMEcat-Format, genutzt werden. Grundlage dafür ist die konsequente Strukturierung aller Artikel und die Pflege von Produktmerkmalen. Alle von Werkzeug-Eylert im Standardprogramm gehandelten Artikel sollen daher nach dem eCl@ss-Standard klassifiziert und mit Produktmerkmalen versehen werden. Dass trotz Online-Shop und PDF-Katalogen die Printversionen nach wie vor sehr gefragt sind, weiß Werkzeug-Eylert zur Genüge.

Wie hat Werkzeug-Eylert eineffektives Stammdatenmanagement etabliert?

Im Februar 2008 wurde im Rahmen von PROZEUS im Unternehmen ein Digitalisierungsprojekt zur Nutzung des noch heute aktuellen und noch eingesetzten Katalogaustauschformats und Klassifikationsstandards BMEcat bzw. eCl@ss gestartet. Mit deren Hilfe sollten die Grundlagen für eine schnelle, fehlerfreie und kostengünstige Herstellung des 1.400 Papierseiten zählenden Kataloges geschaffen werden.

Inhalt des Projektes war die Klassifizierung einer ausgewählten Artikelgruppe. Mit erheblichem Zeitaufwand sind etwa 29.000 Artikel klassifiziert worden, so dass die Frage aufkam, ob ein Großhändler, der die Schnittstelle zwischen Herstellern und Kunden aus Industrie und Handwerk bildet, diese Aufgabe ausführen sollte. „Wir sind der Meinung, dass die Klassifizierung bereits beim Hersteller erfolgen sollte. Der Hersteller ist derjenige, der erstmals Informationen für seine Artikel aufbereiten muss. Wenn an dieser Stelle sofort alle Artikelmerkmale nach eCl@ss erfasst würden, könnten Händler und Endkunden diese Informationen gleichermaßen nutzen. Eine Bereitstellung im BMEcat-Standard wäre auch hier von Vorteil“, sagte damals Gisela Eylert, Mitglied der Geschäftsführung. Sie empfahl bei Projektstart: „Wir müssen die Hersteller dafür sensibilisieren oder gar eine gesetzliche Regelung schaffen. Eine einheitliche, transparente Artikeldarstellung mit eCl@ss und BMEcat bereits beim Hersteller könnte zu einer schnellen und sicheren Artikelauswahl bei Händlern und Endkunden führen.“

Seitens der Hauptlieferanten gab es damals kaum Möglichkeiten, relevante Daten zur Verfügung gestellt zu bekommen. Andererseits fordern Kunden die Bereitstellung solcher Daten. Daher bestand berechtigterweise ein großes Interesse an der Bereitstellung solcher Daten durch Werkzeug-Eylert. Das Unternehmen hat durch sein breites Spektrum an Artikeln eine sehr weite Sicht auf alle Arten von Gütern und sieht sich im Bereich des standardisierten eBusiness als Technologieführer. Diese Position sollte mit dem Projekt weiter ausgebaut und gefestigt werden.

Die Klassifizierung der Daten fand Inhouse statt

Die eigentliche Klassifizierung wurde bei Werkzeug-Eylert von drei Mitarbeitern durchgeführt, die sich ausschließlich mit diesem Thema beschäftigten. Diese Mitarbeiter wurden qualifiziert auf den Gebieten Klassifizierung mit eCl@ss, Funktionen zur Darstellung der eCl@ss-Eigenschaften im ERP-System und Konfiguration des Layouts im ERP-System.

Durch die Anwendung von eCl@ss konnte Werkzeug-Eylert die Grundlagen für weitere Entwicklungsmöglichkeiten schaffen, so zum Beispiel die dem Katalog entsprechende Darstellung der Artikel im Online-Shop. Ein weiteres Thema für die Zukunft war die gezielte Suche nach bestimmten Artikel-Merkmalen sowohl online als auch im ERP-System. Außerdem könnten künftig Aktionsprospekte mit ausgewählten Artikeln in gleicher Weise hergestellt werden wie der Gesamtkatalog. Ein wichtiges Thema für die Zukunft war es für die Firma Eylert außerdem, ihre Hauptlieferanten für den BMEcat-Standard zu sensibilisieren.

Werkzeug-Eylert hat mit dem Projekt PROZEUS die Grundlage für ein effektives Datenmanagement geschaffen. Papierkataloge, elektronische Kataloge und Online-Shop hatten so eine gemeinsame Basis. Durch die Nutzung der Standards BMEcat und eCl@ss können diese Daten auch extern weiterverarbeitet werden. Ebenso wäre es möglich, klassifizierte Artikeldaten der Hersteller in das ERP-System zu importieren. Alles in allem bieten Standards den hervorragenden Vorteil, dass einmal erarbeitete Lösungen wiederholt mit nur geringem Aufwand verwendet werden können. Die gesamte Projektlaufzeit betrug ein Jahr.

Den vollständigen Praxisbericht des PROZEUS-Praxisprojekts "Stammdatenmanagement mit eCl@ss und Kataloge mit BMEcat im produktionsnahen Werkzeughandel" der Werkzeug Eylert GmbH & Co. KG  finden Sie hier

Und so ging es nach dem PROZEUS-Praxisprojekt bei Werkzeug-Eylert weiter

Werkzeug-Eylert hat seit Abschluss des PROZEUS-Projekts 2008 seine Geschäftsprozesse weiter digitalisiert. So wurden z. B. ein Dokumentenmanagement-System sowie ein Paternoster mit elektronisch unterstützter Abarbeitung von Kommissions- und Einlagerungsaufträgen eingeführt. Insgesamt befindet sich das Unternehmen heute auf einem recht hohen Digitalisierungsniveau. Die seit 2008 eingesetzten elektronischen Kataloge, in denen die eBusiness-Standards eCl@ss und BMECat implementiert sind, werden auch bei immer mehr Lieferanten verwendet. Durch die stärkere Verbreitung von Plattformen ist auch die Nachfrage nach elektronischen Katalogen gestiegen. EDIFACT wird ebenfalls auf breiter Fläche verwendet.

Zukünftig möchte Werkzeug-Eylert das einheitliche Format für elektronische Rechnungen ZUGFeRD implementieren. Dieses Digitalisierungsvorhaben begleitet das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards aktuell in dem Praxisprojekt eStandards für die digitale Kundenbindung im Werkzeug-Großhandel, welches bis Ende 2018 abgeschlossen sein soll. Denn die Digitalisierung wird von Werkzeug-Eylert als Chance gesehen, die eigene Wettbewerbsfähigkeit durch eine Verringerung der Fehlerquoten bei gleichzeitiger Steigerung der Prozesssicherheit und -geschwindigkeit zu steigern. Es wird eingeschätzt, dass die hohen Kosten für die Einführung und Aufrechterhaltung sowie die unterschiedlichen Kundenanforderungen hinsichtlich der Bereitstellung von Daten und Schnittstellen die Haupt-Hemmfaktoren der Digitalisierung sind.

Autor: Tobias Woff