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ZUGFeRD

Datenaustauschstandard für elektronische Rechnungen

 

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist die Bezeichnung eines einheitlichen Datenformats für elektronische Rechnungen. Die Abkürzung steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Entwickelt wurde ZUGFeRD im Jahr 2013 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen. Initiatoren waren das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi), das Bundesministerium des Innern (BMI) und der Branchenverband BITKOM. Seit dem 25. Juni 2014 steht der Datenaustauschstandard ZUGFeRD als Version 1.0 - einschließlich einer umfangreichen Spezifikation - allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung. 

Was kann ZUGFeRD?

Mit ZUGFeRD wird eine Rechnung im PDF/A3-Format als PDF-Datei per E-Mail elektronisch versendet, wobei dieser zusätzlich alle Nutzerdaten der Rechnung als XML-Datei beigefügt sind. Der Rechnungsempfänger hat die Wahl, ob er die elektronische Rechnung als PDF öffnen, oder die XML-Datei zur automatischen Weiterverarbeitung direkt in seine Buchhaltungssoftware importieren möchte. Durch das PDF/A3-Format wird mit ZUGFeRD die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung erfüllt und die empfangenen strukturierten Daten können ohne weitere Bearbeitung (z.B. das Einscannen einer „normalen“ PDF-Rechnung) ausgelesen und automatisiert weiterverarbeitet werden.

Auf welchen Normen und Standards basiert ZUGFeRD?

Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT, der ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A3), sowie den auf europäischer Ebene spezifizierten "Message User Guidelines" (MUG).

Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format?

Mittels elektronischer Datenverarbeitung können Unternehmen die Bearbeitungszeit einer eingehenden Rechnung von durchschnittlich 27 Minuten auf rund fünf Minuten senken. Zu diesem Ergebnis kommt das vom BMI geförderte Projekt „E-Rechnung“ im Jahr 2012. Je mehr Geschäftspartner an den elektronischen Datenaustausch (EDI) angebunden sind, desto höher die Effizienz- und Kostenvorteile. Papierhandling, Scannen oder OCR (Optical Character Recognition) entfallen. Erfassungsfehler werden vermieden, Kontroll- und Freigabeprozesse verkürzt. Die gesamte Bearbeitungszeit von Rechnungen sinkt deutlich, wenn diese beispielsweise im ZUGFeRD-Format ausgetauscht werden.

Welchen Mehrwert bietet ZUGFeRD mittelständischen Unternehmen?

Elektronische Rechnungen sollen genauso einfach empfangen und versendet werden können, wie Papierrechnungen. So lautet ein Ziel von FeRD. Dies beinhaltet auch, dass E-Rechnungen zukünftig ohne vorherige Absprache elektronisch ausgetauscht werden können. Kleine und kleinste Unternehmen, die sowohl Rechnungssender als auch -empfänger sein können und die nur wenige Rechnungen pro Jahr an verschiedene Geschäftspartner stellen, profitieren besonders von ZUGFeRD. Denn wenn Geschäftspartner strukturierte Rechnungsdaten verlangen, um sie automatisiert weiterverarbeiten zu können, erfährt man mit ZUGFeRD spürbare Erleichterungen. Nicht unerwähnt bleiben soll allerdings, dass die Nutzung der strukturierten Daten bei ZUGFeRD optional ist: werden sie nicht benötigt, hat man das PDF als Rechnungsbild.

ZUGFeRD für öffentliche Aufträge nutzen?

Die elektronische Rechnung senkt sowohl den Arbeitsaufwand als auch die Kosten für die Rechnungsverarbeitung. Zudem werden E-Rechnungen deutlich schneller bezahlt. Viele Unternehmen nutzen das elektronische Datenaustauschverfahren bereits erfolgreich. Alle übrigen Unternehmen müssen sich darauf einstellen, dass ab November 2020 alle Rechnungen für öffentliche Aufträge zwingend elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Nicht allein in Deutschland, sondern europaweit. So hat die Bundesregierung im September 2017 mit der E-Rechnungs-Verordnung die Voraussetzungen geschaffen, dass die europäische Richtlinie über die elektronische Rechnungstellung bei öffentlichen Aufträgen in deutsches Recht umgesetzt wird. Daraufhin wurde ein weiteres Datenaustauschformat, die sogenannte XRechnung entwickelt. Bereits in der Wirtschaft etablierte Datenaustauschstandards wie ZUGFeRD können gleichberechtigt zur XRechnung verwendet werden. Allerdings müssen letztere, wie ZUGFeRD 2.0, den Anforderungen der europäischen Normen entsprechen.

Die Vorteile von ZUGFeRD auf einen Blick

  • Bearbeitungszeiten senken
  • Erfassungsfehler vermeiden
  • Kontroll- und Freigabeprozesse verkürzen
  • Papierhandling, Scannen, OCR entfallen
  • Portokosten sparen
  • maschinell einlesen und gleichzeitig in PDF Form einsehen können
  • automatisiert in Buchhaltungssoftware importieren
  • revisionssichere Archivierung sicherstellen

Digitalisierungsvorhaben mit ZUGFeRD

Die Werkzeug-Eylert GmbH & Co. KG plant, mit eStandards wie ZUGFeRD die digitale Kundenbindung im Werkzeug-Großhandel zu verbessern. Den Projektsteckbrief, den Werkzeug-Eylert mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards aufgesetzt hat, finden Sie hier