Stammdatenmanagement im Handwerk mit ECLASS

Stammdatenmanement mit eCl@ss im Handwerk

18.10.2018

Entwicklung eines standardisierten Stammdatenmanagements im Handwerk auf Grundlage von ECLASS. Ein digitales PROZEUS-Praxisprojekt von andauernder Aktualität

Innerhalb von 11 Monaten wurde im Jahr 2010 im Rahmen von PROZEUS bei der Adam Oswald GmbH ein standardisiertes Stammdatenmanagement auf Grundlage von ECLASS entwickelt und implementiert. Um was ging es genau in dem Digitalisierungsprojekt und ist die etablierte Lösung für jeden Handwerksbetrieb geeignet? Wir wagen eine Schulterblick in Sachen Digitalisierung mit eStandards:

Die Adam Oswald GmbH

Bei dem Unternehmen Adam Oswald handelt es sich um einen Maler- und Verputzerbetrieb in der fünften Familiengeneration. Der Inhaber des Einzelunternehmens ist Frank Oswald, geboren am 18.März 1972, Malermeister und Betriebswirt des Handwerks. Das Leistungsspektrum des Unternehmens umfasst neben den herkömmlichen Maler- und Lackiererarbeiten, Verputzarbeiten und der Ausführung von Wärmedämmverbundsystemen auch Fassaden- und Wohnraumgestaltung sowie Komplettrenovierungen.

Die Herausforderung für die Adam Oswald GmbH

Im Unternehmen Adam Oswald gab es keine vollständig systematisch strukturierten Stammdaten, mit denen die Mitarbeiter z. B. die Vorkalkulation oder Angebotserstellung durchführen konnten. Durch die im Malerhandwerk jeweils individuelle Angebotserstellung und die in der Firma Oswald fehlenden Standards, musste der Angebotsersteller selbst, in diesem Fall der Unternehmer Frank Oswald, auch die Arbeitsvorbereitung für jede einzelne Baustelle durchführen. Dadurch hatte Herr Oswald kaum Zeit sich um die eigentlichen Geschäftsführertätigkeiten und um die Weiterentwicklung des Unternehmens zu kümmern.

Im Rahmen des Projekts sollte im Unternehmen Adam Oswald eine konsistente Datenbasis geschaffen sowie allgemeine Klassifikationsstandards in Form einer umfangreichen, branchenspezifischen Erfassung von Leistungs- und Materialstammdaten und deren Klassifikation u.a. nach ECLASS-KLassifikationsstandards eingeführt werden. Damit sollten nicht nur die Ablaufprozesse im Unternehmen sondern auch ein unternehmensübergreifender sowie ortsunabhängiger (Büro<>Baustelle) Datenaustausch ermöglicht und optimiert werden.

Die Lösung der Adam Oswald GmbH

Die Organisation im Unternehmen sollte auf der Basis der im Projekt PROZEUS erstellten konsistenten Stammdatenbasis so verändert werden, dass alle Aufgaben auf dem kritischen Weg des Wertschöpfungsprozesses grundsätzlich auch ohne Eingriff des Unternehmers abgearbeitet werden können. Die Stammdaten sollten so eindeutig klassifiziert und beschrieben sein, dass der fachlich versierte Sachbearbeiter in der Lage ist ohne großen Aufwand und auf Grund der Klassifizierung, eindeutige Zuordnungen für ein jeweiliges Maler- und Lackiererprojekt zu treffen. Im Wesentlichen sind dann in der Angebots-, Arbeitsvorbereitungs- und Ausführungsphase lediglich objektspezifische Feinjustierungen der aus der Datenbank übernommenen Stammdaten (bspw. Änderungen der Materialverbräuche oder Zeitvorgaben) vorzunehmen.

Der Nutzen für die Adam Oswald GmbH und andere KMU

Durch die standardisierte Artikel- und Leistungspositionserfassung wurde nicht nur die Qualität der Daten sondern auch die Prozessdauer zur Erstellung eines individuellen Kundenangebotes optimiert. Dadurch sollte ermöglicht werden, dass zum einen mindestens 80% der Angebote innerhalb von 2 Arbeitstagen dem Kunden zur Verfügung gestellt werden können und sich zum anderen die Auftragsquote in Bezug auf die Anzahl der Angebote um 30% erhöht.

Durch die Einführung der eBusiness-Anwendung im Rahmen des PROZEUS-Praxisprojekts "Entwicklung eines standardisierten Stammdatenmanagements im Handwerk auf Grundlage von ECLASS", ist die Firma Adam Oswald nun in der Lage Text-, Zeit- und Material-Informationen des Wertschöpfungsprozesses in allen Phasen der Unternehmensabläufe in einer konsistenten Datenbasis zu verwalten und digital zu verarbeiten. Zusammenfassend kann man sagen, dass durch die Einführung und Anwendung der neu strukturierten und klassifizierten Stammdaten mit Schnittstellen der Branchenlösung zu mobilen Datenerfassungs- und -informationsgeräten die internen Abläufe signifikant verbessert und effizienter gestaltet wurden. Den Mitarbeitern stehen im Büro und vor allen Dingen unterwegs und auf den Baustellen die notwendigen und richtigen Informationen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort sozusagen in Echtzeit zur Verfügung. Das verschafft Transparenz und Sicherheit sowie ein professionelles Image gegenüber dem Kunden.

Die Pläne der Adam Oswald GmbH infolge des Projektes

Mehrere Arbeits- und Ablaufprozesse sind sozusagen als Insellösungen digitalisiert und als eBusiness-Prozesse eingeführt. Das Unternehmen wollte kurz- bzw. mittelfristig alle Ablaufprozesse im Unternehmen Schritt für Schritt digitalisieren und digital mit einem ereignisgesteuerten Workflow-Managementsystem effizienter gestalten. Alle mobilen Führungskräfte sollen mit Smartphones und/oder Tablet-PCs zur digitalen Informationsübersicht und -erfassung ausgestattet werden. Alle Ablaufprozesse sollen unter dem Aspekt der eBusiness-Unterstützung neu modelliert und ereignisgesteuert effizient ablaufen. Letztendlich sollen alle Informationen zur richtigen Zeit, beim richtigen Mitarbeiter, am richtigen Ort digital vorliegen sowie elektronisch erfasst und bearbeitet werden können. Bei der Firma Adam Oswald war man absolut sicher, sich mit dem durch das Projekt PROZEUS angestoßene eBusiness im Unternehmen zur richtigen Zeit einen signifikanten Schritt nach vorne bewegt zu haben. Die Lust nach mehr eBusiness wurde geweckt. eBusiness wird im Unternehmen jetzt umso mehr engagiert vorangetrieben und wird den Stellenwert im Markt und die Wettbewerbsfähigkeit steigern und somit langfristig Arbeitsplätze sichern.

Den vollständigen Praxisbericht des PROZEUS-Praxisprojekts Sie hier