Rückblick: Workshopreihe DigiGuide – Digitalisierung im Unternehmen meistern!

Unter dem Motto „Digitalisierung im Unternehmen meistern“ führte die Offene Werkstatt Leipzig des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards gemeinsam mit der Industrie- und Handelskammer zu Leipzig sowie der Handwerkskammer zu Leipzig im vergangenen Jahr eine Workshopreihe mit 20 kleinen und mittelständischen Unternehmen aus der Region Leipzig durch. Ziel der Workshopreihe war es, die Teilnehmenden in insgesamt sechs aufeinander aufbauenden Workshops zu sogenannten DigiGuides auszubilden. Das heißt zu Ansprechpartner:innen in KMU, welche die Digitalisierung in ihrem Unternehmen anstoßen.

Konzept und Ziel: Digitalisierung strukturiert angehen

Unsere Unternehmenssprechstunden im Rahmen der Offenen Werkstatt Leipzig des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums eStandards zeigen regelmäßig, vor welchen Herausforderungen kleine und mittlere Unternehmen bei ihren Digitalisierungsbestrebungen stehen. Oftmals fehlt eine strukturierte Herangehensweise, eine klar definierte Digitalisierungsstrategie oder schlicht der Erfahrungsaustausch mit anderen Unternehmen, die vor ähnlichen Aufgaben stehen. Aus diesem Grund haben wir gemeinsam mit der Industrie- und Handelskammer zu Leipzig sowie der Handwerkskammer zu Leipzig 2020 die Workshopreihe „DigiGuide – Digitalisierung in Unternehmen meistern“ konzipiert und durchgeführt.

Ziel war es, den teilnehmenden Führungskräften und Angestellten aus regionalen kleinen und mittleren Unternehmen in vier inhaltlichen Workshops ausgewählte Digitalisierungsthemen näher zu bringen und den Erfahrungsaustausch unter den Teilnehmenden zu fördern. Der Fokus der ersten beiden Workshops wurde durch die Veranstaltenden auf die Themen Prozessmodellierung und Digitalisierungsstrategie festgesetzt, um eine Grundlage für die Diskussion in den Folgeworkshops zu schaffen. Die Themen des dritten und vierten Fachworkshops wurden inhaltlich an den Bedarfen der teilnehmenden Unternehmen ausgerichtet. Zu Beginn und zum Ende der Veranstaltungsreihe fanden zudem eine Auftakt- und Abschlussveranstaltung, die den Rahmen der Workshopreihe bildeten, statt.

Juni 2020 – Der Auftakt: Was KMU beim Thema Digitalisierung umtreibt

Die DigiGuide-Workshopreihe startete mit einer dreistündigen Auftaktveranstaltung, bei der die Teilnehmer:innen ausreichend Gelegenheit hatten, ihre Teilnahmemotivation zu erläutern und sich kennenzulernen. Abschließend wurden die Themen für die inhaltlichen Workshops vorgestellt und im Falle von Workshop drei und vier auch gemeinsam festgelegt. Die Wahl fiel dabei auf die Themen „Digitale Kommunikation“ und „Papierloses Büro“.

Juli und September 2020 – die ersten beiden Workshops: Prozessmodellierung und Digitalisierungsstrategie – Wichtige Grundpfeiler für erfolgreiche Digitalisierungsvorhaben

Im ersten Workshop, der den thematischen Fokus auf die „Prozessmodellierung“ legte, erhielten die Teilnehmer:innen mittels unterschiedlicher Herangehensweisen einen direkten und praktischen Zugang zur Thematik. So wurden sowohl die etwas spielerischere Methode „LEGO® SERIOUS PLAY®“ als auch die formale Notationssprache BPMN zur Prozessmodellierung vorgestellt. Daraufhin erprobten die Teilnehmenden das vermittelte Wissen in interaktiven Übungen: Sie modellierten eigene Prozesse ihres Unternehmens und beispielhaft einen Wareneingangsprozess eines teilnehmenden Unternehmens.

Beim Thema „Digitalisierungsstrategie“ des zweiten Workshops arbeiteten wir mit dem Kompetenzzentrum Magdeburg zusammen, das mit einem umfassenden Digitalisierungs-Check-up eine Einschätzung des aktuellen Digitalisierungsstandes der teilnehmenden Unternehmen erlaubte. Daneben lernten die Teilnehmer:innen einen Leitfaden kennen, der die Erstellung einer individuellen Digitalisierungsstrategie anhand von fünf Schritten ermöglicht. Die Expertinnen der IHK und HWK zu Leipzig gaben außerdem einen Überblick über aktuelle Fördermöglichkeiten von Digitalisierungsvorhaben, wie das „Digital Jetzt“ Förderprogramm für die Digitalisierung des Mittelstands.

Oktober 2020 – der dritte Workshop: Kommunikation? Digital nach innen und außen!

„Digitalen Kommunikation“ war Thema des dritten Workshops, ein Wunschthema der Teilnehmer:innen. Betrachtet wurden sowohl die internen als auch die externen Kommunikationswege. Auf der Agenda standen Impulsvorträge zur strategischen Planung der externen, zu Prinzipien und Maßnahmen der internen und zu Best Practices gelungener Unternehmenskommunikation. Daneben hatten die Teilnehmenden die Möglichkeit, sich in einer regen Diskussionsrunde umfassend zu ihren persönlichen Erfahrungen der bisher eingesetzten Kanäle auszutauschen. Abgerundet wurde dieser dritte Workshop durch den Besuch der Mobilen Offenen Werkstatt des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards, durch den die Teilnehmer:innen innovative Technologien wie additive Fertigungsverfahren, Augmented- und Virtual-Reality und Robotiklösungen live ausprobieren und im Kontext der Inhalte der Workshopreihe diskutieren konnten.

November 2020 – der vierte Workshop: Wege aus der Zettelwirtschaft – das papierlose Büro

Pandemiebedingt musste die Veranstaltung ab dem vierten Workshop in einem digitalen Format weitergeführt werden. Dies verdeutlichte einmal mehr, welche Relevanz die Digitalisierung zwischenzeitlich in der Berufswelt eingenommen hat. Passend dazu beschäftigten wir uns in diesem Workshop mit dem zweiten Wunschthema der Teilnehmer:innen – mit dem „papierlosen Büro“. Das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Digitales Handwerk lieferte dafür einen einleitenden Impulsvortrag zum Thema „Papierminimiertes Büro, DMS & Co – Wie den Einstieg meistern?“. Darin wurden ein Überblick über die Grundlagen des digitalen Dokumentenmanagements gegeben, die aktuelle Rechtslage erläutert und Tipps für die Auswahl von Softwarelösungen gegeben. Im daran anschließenden Erfahrungsaustausch diskutierten die Teilnehmenden miteinander über ihre bisherigen Erkenntnisse und Herausforderungen. Abgeschlossen wurde der Workshop mit einem Impulsvortrag zum Thema „ERP – Überblick und eStandards“ durch Erich Behrendt aus der Offenen Werkstatt Hagen des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums eStandards.

Dezember 2020 – der Abschluss: Digitalisierung aus unterschiedlichen Perspektiven

Nach der inhaltlichen Fokussierung in den vorangegangenen Workshops wurden das neu gewonnene Wissen und die gesammelten Erfahrungen im Abschlusstreffen der DigiGuide-Workshopreihe noch einmal in den Gesamtkontext der Digitalisierung gebracht und abschließend bewertet:

„Die dritte Halbzeit – also die Gespräche, die Kontakte und der Erfahrungsaustausch – waren besonders wertvoll für die Einschätzung der eigenen Digitalisierungsvorhaben.“ resümierte beispielsweise ein Teilnehmender rückblickend. Nach Aussage eines anderen Teilnehmenden hat die Veranstaltungsreihe zudem dazu beigetragen, „eine Ordnung und Struktur in die Digitalisierung der Prozesse zu bringen, neue Aspekte aufzunehmen und auf spezielle Kundenwünsche durch Digitalisierung einzugehen.“

Wie diese Erkenntnisse dann auch in Zusammenarbeit mit der Offenen Werkstatt Leipzig tatsächlich in Digitalisierungsvorhaben im eigenen Unternehmen umgesetzt werden können, erläuterte Skadi Berger, Geschäftsführerin des Partnerunternehmens Wiewald GmbH. Die Wiewald GmbH und die Offenen Werkstatt Leipzig führten 2019 ein Praxisprojekt durch – mit dem Ziel Unternehmensprozesse zu optimieren und zu standardisieren.

„Das Feedback der Teilnehmenden in der Abschlussveranstaltung zeigte uns, dass wir mit der DigiGuide-Workshopreihe viele wichtige Impulse im Bereich der Digitalisierung setzen konnten. Durch die gemeinsame Wahl der Themen im Auftakt konnten wir auf konkrete Wünsche eingehen und die inhaltliche Ausgestaltung der Reihe entlang der Nachfrage der Teilnehmenden ausrichten.“, zieht Marija Radic, die seitens der Offenen Werkstatt Leipzig die DigiGuide-Workshopreihe verantwortet, Bilanz.

Auch Jenny Krick von der IHK zu Leipzig kommt zu ähnlichen Schlüssen und resümiert die Veranstaltungsreihe wie folgt: „Die aufeinander aufbauenden Workshops, die Möglichkeit der Mitbestimmung sowie der regelmäßige Kontakt und Austausch zwischen den Teilnehmer:innen sind das Besondere bei dieser Veranstaltungsreihe. Nach meinem Eindruck hat das vielen Unternehmen geholfen, sich dem Thema Digitalisierung weiter zu nähern und neue Impulse für die eigenen Vorhaben mitzunehmen.“

Annett Fritzsche von der HWK zu Leipzig erinnert sich an folgende Aussage eines Teilnehmenden „Man muss immer erst einmal die eigenen Abläufe hinterfragen und optimieren, bevor es sich lohnt diese Abläufe digital umzustellen. Ansonsten macht man aus analogem Chaos digitales Chaos.“ und stellt heraus, dass den teilnehmenden Unternehmen mit der DigiGuide-Workshopreihe wichtige Werkzeuge mitgegeben wurden, die analogen Abläufe zu organisieren und optimieren.

Melden Sie sich jetzt für die kommende Auftaktveranstaltung DigiGuide 2021 an!

Autorin: Sarah Kilz

©Fraunhofer IMW