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Ein Traditionscafé auf dem Weg in die Digitalisierung

Cafe Müller-Langhardt

Dass Tradition und digitale Transformation tatsächlich sehr gut zusammenpassen, beweist das Café Müller-Langhardt in der Bonner Innenstadt. Seit mehr als 100 Jahren gibt es das Kaffeehaus nun schon. Und trotzdem: Auch wer schon so lange erfolgreich feinste Backwaren verkauft, kann offen für Wandel und Innovation sein. Doch, wie kann Digitalisierung in einem Betrieb in der Gastronomiebranche aussehen? Welche Geschäftsbereiche können überhaupt digitalisiert werden und wie geht man dieses Umsetzungsprojekt am besten an?

In der Backstube herrscht buntes Treiben: Die Konditormeisterin schickt ihre Azubis hin und her, aus dem Lager werden laufend neue Teigwaren und andere Zutaten nach vorne geholt – und mittendrin stehen Carina Eidinger und Daniel Wolferts. Die zwei Mitarbeiter des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards sind heute zu Besuch im Café Müller-Langhardt, um den Arbeitsalltag der Mitarbeiter zu beobachten und zu verstehen. Ein Konditorei-Café ist ein ganz besonderer Ort, das merken die beiden schnell. Hier geht es anders zu als in den Industriebetrieben, die sie normalerweise für das Kompetenzzentrum eStandards besuchen. Alles muss schnell gehen und trotzdem gut – und vor allem lecker – werden, denn vorne im Café sitzen die Kunden und warten auf ihre Torten, Teilchen und Getränke.

Arbeitsabläufe beobachten, Unternehmensprozesse verstehen

Wie funktioniert also Digitalisierung, wenn man doch eigentlich vor allem mit Lebensmitteln arbeitet? Um diese Frage zu beantworten, ist es von höchster Priorität, die Arbeitsprozesse im Café und der Konditorei genau kennenzulernen und gemeinsam mit den Mitarbeitern herauszufinden, wo Digitalisierungspotenzial vorhanden ist. Somit entschieden sich die Geschäftsführer des Cafés, Hermann und Ulrich Müller-Langhardt, und die Mitarbeiter des Kompetenzzentrums eStandards für eine Feldstudie vor Ort. Bei einer solchen Studie werden die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter detailliert beobachtet, dokumentiert und analysiert, um dann gemeinsam einen Fahrplan für die Digitalisierung zu entwickeln. Feldstudien werden vor allem im Bereich Usability und User Centered Design eingesetzt, um Prozesse mit dem Menschen im Fokus zu verstehen und zu verbessern.

Mitten im bunten Treiben der Backstube versuchen die Mitarbeiter des Kompetenzzentrums eStandards nicht aufzufallen. Denn eine Feldstudie ist keine totale Überwachung: Die Mitarbeiter des Cafés sollen sich möglichst frei bewegen und ihren normalen Arbeitsalltag durchlaufen. Denn für den Erfolg der Studie ist es wichtig, keine Idealprozesse darzustellen, sondern den IST-Zustand möglichst authentisch vorzufinden und Prozesse auf dieser Grundlage zu analysieren. Neben der Backstube dürfen die beiden auch das Lager besuchen, um die Mitarbeiter dort ebenfalls bei ihrer Arbeit zu begleiten. Und, was natürlich nicht fehlen darf: der Gastraum.

Erkenntnisse dokumentieren und analysieren

In allen drei Bereichen geht es vor allem um die genaue Dokumentation der Nutzung von Hilfsmitteln und Werkzeugen – vom Schneebesen über den Kühlraum bis hin zur EDV-Lösung des Unternehmens. Schon bald steht fest, dass tatsächlich einige Arbeitsutensilien nicht immer nur die Funktion erfüllen, für die sie ursprünglich angeschafft wurden. „Entschuldigung, kann ich hier mal kurz was aufschreiben?“, fragt ein Lagermitarbeiter und drängt sich vorbei. Als Daniel sich die Tür daraufhin genauer anschaut, stellt er fest, dass sie nicht nur den Kühlraum verschließt, sondern auch als eine Art schwarzes Brett für Lagerlisten und die Kommunikation unter den Mitarbeitern dient.

Etwas später im Büro des Cafés stehen vor allem die digitalen Bestellprozesse von neuen Waren im Vordergrund. Dabei merken die beiden Experten für eStandards, dass die Software für diese Prozesse im Unternehmen nicht immer mit der Software der Lieferanten kompatibel ist. Sofort ist klar, woran das liegt: „An dieser Stelle brauchen wir einheitliche Standards. In der Gastronomie und im elektronischen Geschäftsverkehr generell sind zum Beispiel EDIFACT und DatenLink unumgänglich", erläutert Carina Eidinger.

Im nächsten Schritt gilt es, zu filtern und herauszustellen, an welchen Stellen tatsächlich Digitalisierungspotenzial besteht, was auch mit einfachen Mitteln gut bewerkstelligt werden kann, ohne den Unternehmensspirit dabei zu verlieren. Denn auch für die Zukunft des Café Müller-Langhardt gilt: Der Mensch steht im Vordergrund und soll durch die Digitalisierung des Betriebs nicht ersetzt, sondern in seinen täglichen Aufgaben unterstützt und entlastet werden – damit Tradition und Digitalisierung sich auch weiterhin perfekt ergänzen

Bildunterschrift: Ein Mitarbeiter des Kompetenzzentrums eStandards während der Feldstudie in der Backstube des Cafés Müller-Langhardt. 

Copyright: Fraunhofer FIT

Kontakt:
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