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Teilnahme an Beschaffungsplattformen und Aufbau eines CRM-Systems

EP-E-Lösung

Klassifizierung der Stammdaten von Produkten und Dienstleistungen durch Klassifikationsstandard eCl@ss, Unterstützung der Kundenpflege durch ein CRM-System

Im Juli 2006 wurde im Rahmen von PROZEUS bei EP Ehrler Prüftechnik Engineering GmbH mit der Klassifizierung der Stammdaten nach eCl@ss 5.1.1 und der  gleichzeitigen Einführung eines ERP-Systems begonnen. Ende September 2007 wurde das Projekt mit der Ausgabe eines BMEcat Kataloges im XML-Format der Produkte und Dienstleistungen abgeschlossen. Um was ging es genau in dem Projekt und wie hat sich das Unternehmen in Sachen Digitalisierung in den letzten Jahren weiterentwickelt? Wir wagen eine Schulterblick in Sachen Digitalisierung mit eStandards:

Die EP Ehrler Prüftechnik Engineering GmbH

Mit über 30 Jahren Projekterfahrung ist EP-E der deutschlandweit führende Lösungsanbieter im Bereich der Durchfluss-, Druck- und Dichtheitsprüfungen sowie Gas-Messtechnik. Das Unternehmen aus Niederstellen bietet Qualität auf höchstem Niveau und positioniert sich als Komplettanbieter für individuelle Speziallösungen, Standardlösungen, Softwarelösungen sowie Kalibrierungen. Es ist eines der wenigen Unternehmen in Deutschland, das ein eigenes DAkkS Labor (Deutsche Akkreditierungsstelle) betreibt. Um stets aktuelle Standards und Messverfahren weiterzuentwickeln, erforscht EP Prüftechnik Enigneering GmbH mit Partnern aus Wissenschaft und Lehre neue Wege in der Mess- und Prüftechnik für Gase und flüssige Medien. Zudem pflegt das Unternehmen enge Kooperation mit der Physikalisch-Technischen Bundesanstalt in Braunschweig.

Die Herausforderung für EP Ehrler Prüftechnik Engineering

Bereits im Jahr 2006 plante EP-E ins eBusiness einzusteigen. Grundlage dafür waren strukturierte Stammdaten. Daher plante das Unternehmen die Einführung eines neuen PPS-/ERP-Systems. Dafür sollten die Stammdaten (Produkte und Dienstleistungen) aufbereitet, strukturiert, ergänzt und klassifiziert werden. Zukünftig sollten dann Produktdaten für Beschaffungsplattformen von Großkunden einfacher ausgetauscht und bereitgestellt werden. Zusätzlich sollte die Kundenpflege durch ein CRM-System unterstützt werden.

Vor dem Projekt wurde als Verwaltungssystem ein auf DOS basierendes Warenwirtschaftssystem mit Zusatzfunktionen in den Bereichen Kundendaten und Projektverwaltung eingesetzt. Daher war es nicht möglich, Lieferantenkonten oder den Workflow innerhalb der Projekte zu verwalten. Ein Stammdatenmanagement war daher ebenfalls nicht durchführbar. Mit steigender Anzahl der zu bearbeitenden Projekte, insbesondere im Bereich Dienstleistungen bei Ehrler Prüftechnik, war die aktuelle Form der Verwaltung nicht mehr praktikabel. Jede Bestellung musste manuell in das Programm eingepflegt werden, was häufig zu Fehlern bei Bestellungen führte.

Insgesamt sollten die internen Prozesse also beschleunigt und um ein Vielfaches transparenter gestaltet werden. Eine effizientere Verwaltung der Projekte sollte freie Ressourcen schaffen, die für die Entwicklung neuer Produkte und eine verstärkte strukturierte Vertriebstätigkeit genutzt werden sollten.

Die Lösung der Ehrler Prüftechnik Engineering GmbH

Ziel war es, für Ehrler Prüftechnik durch die Integration von eCl@ss in das Stammdatenmanagement eine verbesserte Ausgangsposition im Bereich der Beschaffung und des Vertriebs der eigenen Produkte zu erlangen. Eine Vereinfachung und effizientere Abwicklung von Projekten, dem Beschaffungsmanagement und der Aufgaben der Buchhaltung, des Vertriebes und der Fertigung sollte erreicht werden.

Für den Aufbau des Stammdatenmanagement wurden Dienstleistungen (Kalibrierung, Engineering, Service- und Wartung etc.), Kaufteile und Verkaufsteile in einer zentralen Datenhaltung eingebunden. Außerdem wurden Lieferantenstammdaten und Kundenstammdaten erfasst. Für das Projektmanagement sollte ein Modul implementiert werden, auf das alle berechtigten Personen zugreifen können, um relevante Informationen zu hinterlegen (Workflow). Eine Datev-Schnittstelle zur leichteren und schnelleren Übermittlung der Buchhaltungsdaten war ebenso wie eine CAD-Schnittstelle zur Verknüpfung der CAD-Daten zu den jeweiligen Stücklisten geplant. Schließlich sollte noch eine Plan-Schnittstelle zur Verknüpfung der Daten zum jeweiligen Projekt eingerichtet werden. Für die Klassifizierung der Stammdaten von Produkten und Dienstleistungen wurde der Klassifikationsstandard eCl@ss eingesetzt.

Der Nutzen für EP Ehrler Prüftechnik Engineering

Mit drei Monaten Verzögerung konnte Ehrler Prüftechnik sein Projekt erfolgreich abschließen. Aufgrund der guten Auftragslage mussten die Projektarbeiten besonders in der zweiten Jahreshälfte 2007 dem Tagesgeschäft immer häufiger weichen. Trotzdem konnten alle Projektinhalte erfolgreich umgesetzt werden. Als Effekt erhoffte sich Ehrler Prüftechnik eine verbesserte Darstellung des eigenen Produktspektrums und Dienstleistungsportfolios bei internationalen Großkonzernen und eine Vorreiterstellung im Bereich der Anbieter von Durchflussmesstechnik. Durch die gleichzeitige Einführung des ERP-Systems wurde mit einer deutlichen Verringerung des administrativen Aufwandes gerechnet.

„Mit dem Projekt haben wir die Grundlage für die elektronische Zukunft geschaffen“, ist sich Oliver Hammel (Projektleiter) sicher. Durch die aktive Mitarbeit im Bereich der Mess- und Regeltechnik bei eCl@ss können die eigenen Produkte und Dienstleistungen zudem immer detaillierter dargestellt werden. Den vollständigen Praxisbericht des PROZEUS-Praxisprojekts finden Sie hier.

Wie hat sich EP Ehrler Prüftechnik Engineering seitdem weiter digitalisiert?

Nach Beendigung des PROZEUS-Projekts ist die EP Ehrler Prüftechnik Engineering GmbH konsequent auf dem Weg der Digitalisierung weitergegangen und befindet sich inzwischen auf einem hohen Niveau. Durch die zunehmende Nutzung digitaler Geräte und Standards wurden Arbeitsabläufe, Datenmanagement etc. permanent verändert. Alle Stammdaten des Unternehmens sind digital erfasst und in das inzwischen eingeführte ERP-System AvERP integriert worden. Die Digitalisierung wirkt sich auch sehr positiv auf die Wettbewerbsfähigkeit aus. Dies zeigt sich durch kürzere Kommunikationswege, eine höheren Transparenz, eine gestiegene Prozessgeschwindigkeit sowie ein optimiertes Datenmanagement und verbesserte Statistik.

Haben Sie aktuell eine Digitalisierungsidee, die Sie gerne mit Begleitung durch das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards umsetzen möchten?

Klaus Kaufmann freut sich auf Ihre Kontaktaufnahme und steht Ihnen mit weiteren Informationen und für ein Erstgespräch gerne zur Verfügung: kaufmannkompetenzzentrum-estandards.digital oder +49 221 94714-415.

 

Autor: Tobias Woff