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Materialklassifizierung und Produktdatenmanagement in SAP R/3

Projektdarstellung KS Metallbearbeitung

Projektdarstellung KS Metallbearbeitung

Mit der Einführung eines innovativen Stammdatenmanagements und der Schaffung von eBusiness-Anwendungen zu Kunden und Lieferanten positionierte KS Metallbearbeitung sich als strategischer Partner. Gleichzeitig wurden die Prozesse durch Standards effizienter und das Unternehmen steigerte seine Leis tungsfähigkeit.

Durch die Einführung des Stammdatenmanagements in SAP R/3 und die Verwendung von eCl@ss zur Klassifizierung der Produkte im Rahmen eines PROZEUS-Praxisprojekts im Jahr 2009 kann die Firma KS Metallbearbeitung heute ihren Gesamtprozess integriert, automatisiert und in digitaler Form leben. Wie ging es nach dem Projekt bei KS Metallbearbeitung weiter? Wir haben nachgefragt.

Die KS Metallbearbeitung GmbH:

Die KS Metallbearbeitung GmbH ist Partner für professionelle Metallbearbeitung und hat sich auf Aluminium spezialisiert. Aluminium ist einer der faszinierendsten Werkstoffe und bietet vielfältige Verwendungsmöglichkeiten in allen Branchen. Deshalb werden Kunden in allen Industriezweigen beliefert. Mit den meisten Kunden verbindet das Unternehmen eine langjährige Zusammenarbeit. Langfristige Kundenbeziehungen sind bis heute die Basis für die langfristige Erfolgsstrategie der KS Metallbearbeitung GmbH mit gesundem Wachstum:

Seit mehr als 30 Jahren wird der Geschäftserfolg durch stetige Innovation und ständige Verbesserung der Prozesse erreicht. Dabei werden die Aufträge zuverlässig durch Nutzung eines integrierten ERP-Systems (SAP R/3) und integrierte zertifizierte Abläufe realisiert. Das prozessorientierte Qualitätsmanagementsystem ist nach ISO 9001 zertifiziert und damit Garant für eine minimale Fehlerquote.

Mit einem modernen Maschinenpark und Mitarbeitern, die ihr Fach beherrschen, bietet die KS Metallbearbeitung GmbH alles aus einer Hand: Sägen, Zerspanen, Gleitschleifen, Montage und Verpackung, bei Bedarf auch die Oberflächenveredelung durch bewährte Partnerunternehmen. Das Unternehmen sägt und zerspant Vollmaterial, Profile, Guss- und Schmiedeteile. Mit modernsten CNC-Bearbeitungszentren ist alles möglich: Schruppen, Schlichten, Fräsen, Zirkularfräsen, Bohren, Senken, Reiben, Gewinden. Und das individuell und flexibel, z.B. bei Eilaufträgen. Die KS Metallbearbeitung GmbH fertigt in Losgrößen ab 1000 Stück und begleitet ihre Kunden von der Musterfertigung bis zur Serie. Für große Serien werden Roboter der neuesten Generation zur automatischen Bestückung der Bearbeitungszentren genutzt. Das reduziert Lieferzeit und Kosten.

Die Herausforderung für die KS Metallbearbeitung GmbH:

Da der Einsatz einer Produktklassifikation ihren Vorteil erst im Rahmen korrelierender Geschäftsprozesse entfalten kann, sollte ihm Rahmen eines PROZEUS-Praxisprojektes insbesondere der Auftragsbearbeitungsprozess untersucht, analysiert und in Richtung des Einsatzes der standardisierten Produktklassifikation und des elektronischen Datenaustauschs EDI optimiert werden. Dabei soll untersucht werden, inwieweit der Einsatz von Prozessstandards bzw. Prozessframeworks möglich und sinnvoll ist.

Zur Unterstützung des elektronischen Datenaustauschs EDI mit Kunden und Lieferanten und der damit einhergehenden Sicherung des Kundenbestandes sollte untersucht werden, welche Anforderungen Kunden und Lieferanten hinsichtlich des Datenaustausch haben und wie diese optimal unter Nutzung der standardisierten Produktklassifikation sowie des vorhandenen ERP-Systems abgedeckt werden können.

Die Hauptzielsetzung des Projektes lag in der Entwicklung und Umsetzung einer Materialklassifikation sowie des damit verbundenen Produktdatenmanagements auf Basis der Standardsoftware SAP R/3.

Seit mehreren Jahren hatte die Firma KS Metallbearbeitung das Problem, dass die Kundenanforderungen nach elektronischem Datenaustausch EDI nicht erfüllen zu können. Da die Kunden immer mehr auf integrierte Prozesse und automatisierte Abläufe abheben, war diese technische Weiterentwicklungen für die Firma KS Metallbearbeitung außerordentlich notwendig. Denn auch im Lieferantenbereich war der elektronische Datenaustausch EDI bezüglich Prozessgeschwindigkeit und Transparenz unbedingt erforderlich.

Die Lösung im Projekt der KS Metallbearbeitung:

Ausgehend von den Anforderungen seitens Kunden und Lieferanten, am elektronischen Datenaustausch EDI hinsichtlich Produktinformationen sowie elektronischer Geschäftsdokumente teilzunehmen, sollte durch die Einführung einer standardisierten Produktklassifikation die Basis gelegt werden, kundenspezifische Anfragen sowie Anfragen auf Basis von Produktdatenstandards nach Produkten effizient beantworten zu können. Kernpunkt des Produktdatenmanagements sollte die Produktklassifikation eCl@ss werden. Es wurde auf diese Standardklassifikation gesetzt, da diese einerseits geeignet ist, die interne Datenklassifikation entsprechend abzubilden und den Austausch von Produktdaten mit Kunden und Lieferanten vereinfacht aber auch die Möglichkeit bietet, im Einzelfall eine effiziente Konvertierung in kunden- oder lieferantenspezifische Produktklassifikationen durchzuführen.

Zur Unterstützung des elektronischen Datenaustauschs EDI mit Kunden und Lieferanten und der damit einhergehenden Sicherung des Kundenbestandes sollte untersucht werden, welche Anforderungen Kunden und Lieferanten hinsichtlich des Datenaustausch haben und wie diese optimal unter Nutzung der standardisierten Produktklassifikation sowie des vorhandenen ERP-Systems abgedeckt werden können.

Die Umsetzung der obigen Aktivitäten erfolgt auf Basis von SAP. Obwohl SAP bislang als ERP-System ausschließlich für größere Unternehmen eingesetzt wird, d.h. klassisch ab einer Unternehmensgröße von ca. 1000 Mitarbeitern, konnte bei der KS Metallbearbeitung ein kosten- und administrationseffizienter Betrieb durch eine teilweise vorkonfiguriertes System (Template) realisiert werden. Dabei trägt auch die Affinität der Geschäftsführung durch ihre bisherigen Tätigkeiten zu SAP R/3 sicherlich positiv bei. Dabei ist allerdings im Hinblick auf den Einsatz von SAP R/3 bei KMU, wie der KS-Metallbearbeitung, der Einführungsansatz zu beachten.

Hier können Sie den gesamten Projektverlauf mit KS Metallbearbeitung nachlesen.

Der Nutzen für andere kleine und mittlere Unternehmen:

Bei dem hier verfolgten Ansatz wird die Prämisse zugrunde gelegt, dass KMU vielfach keine historisch gewachsenen, komplexen Geschäftsprozesse haben, die unverändert in ein ERP-System übertragen werden sollen und müssen, sondern dass die vorkonfigurierten Geschäftsprozesse des ERP-Systems die meisten Anforderungen unverändert abdecken können. Durch diese Annahme, die sich in der Vergangenheit bei vielen KMU als richtig herausgestellt hat, entfällt die teilweise sehr kostenintensive Anpassung des SAP-Systems an die unternehmensinternen Abläufe.

Dabei ist allerdings zu berücksichtigen, dass nicht alle verfügbaren Module innerhalb des ersten Schrittes eingesetzt werden, sondern eine schrittweise Einführung erfolgt. Dies hat einerseits einen Kostenhintergrund, aber andererseits ist dies damit begründet, dass es keinen Sinn macht, alle Module in einem Schritt einzuführen, da die Mitarbeiter typischerweise überfordert sind, neben dem Tagesgeschäfts sich in alle neuen Funktionen des ERP-System einzuarbeiten. Eine schrittweise Einführung begleitet von entsprechenden Schulungen bringt die Mitarbeiter in die Lage, alle Funktionen des Systems in „verdaulichen“ Schritten zu erlernen und steigert die Akzeptanz des Systems und der damit verbundenen, optimierten Geschäftsprozesse, wie den innerhalb dieses PROZEUS-Projektes betrachteten Auftragsbearbeitungsprozesses.

Und so ging es nach dem PROZEUS-Praxisprojekt bei der KS Metallbearbeitung weiter:

Die Geschäftsprozesse bei KS Metallbearbeitung wurden auch nach Ende des PROZEUS-Projekts 2009 weiter digitalisiert. So sind inzwischen alle relevanten Dokumente im ERP-System aufrufbar; außerdem wird Bürosoftware cloudbasiert eingesetzt. Die Unternehmensstammdaten (Produkte, Vorprodukte, Personal-, Kunden- und Mitarbeiterdaten) sind digital erfasst, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten und die Möglichkeit zur Automatisierung zu schaffen.

Dennoch besteht bei KS Metallbearbeitung Entwicklungspotenzial: Auch wenn die Kernprozesse im ERP-System ablaufen, wurden bisher die Maschinen noch nicht digital angebunden. Ebenso bestehen noch Lücken in der digitalen Prozessabwicklung mit Kunden und Lieferanten. Da die Erwartungen des Unternehmens bei den bisherigen Digitalisierungsprojekten aber positiv übertroffen wurden – schnellerer Durchlauf, größere Transparenz, geringere Fehlerquote, keine Systembrüche – werden weitere Projekte auch in Zukunft umgesetzt werden.

Für die Zukunft plant KS Metallbearbeitung weitere eBusiness-Szenarien:

  • Einführung von EDI zu Kunden und Lieferanten
  • Direkte Anbindung der Hauptkunden und -lieferanten für Datenaustausch.
  • Scannen von Eingangsrechnungen für die Rechnungsprüfung
  • Ablage der „Papierrechnungen“ im digitalen Archiv und somit immer Online-Zugriffsmöglichkeit.
  • Elektronischer Urlaubsantrag
  • Antragsstellung der Mitarbeiter direkt im System mit Genehmigungsszenario.
  • Digitale Personalakte

Konnten wir Sie für die Digitalisierung Ihrer Prozesse unter Einsatz von elektronischen Standards begeistern?

Melden Sie sich bei Klaus Kaufmann und besprechen Sie die ersten oder nächsten Schritte: kaufmannkompetenzzentrum-estandards.digital oder +49 221 94714-415.

Autor: Tobias Woff

Kontakt:
geschaeftsstelle@kompetenzzentrum-estandards.digital
Tel.: +49 221 94714-505
Fax: +49 221 94714-7505

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