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Implementierung einer EDI-gestützten Lieferkettenkontrolle für den fairen Handel

Lieferkettenkontrolle soll faire Produktionsbedinungen weltweit sichern

Implementierung einer EDI-gestützen Kontrolle von Transaktionsdaten durch FLOCERT, um die Einhaltung von Fairtrade-Regeln über alle Partner der Wertschöpfungs- und Lieferkette lückenlos und effizient nachvollziehen zu können.

Nachhaltiger Konsum liegt im Trend: Immer mehr Verbraucher legen Wert darauf, dass Produzenten und Händler sozial verantwortlich und umweltbewusst agieren. Zur Orientierung – etwa beim Kauf von Schnittblumen – dienen Labels wie das „Fairtrade“-Siegel. Mithilfe von Standards zur Identifikation und Kommunikation lässt sich effektiv sicherstellen, dass solche Produktbezeichnungen halten, was sie versprechen. Entsprechend hat bereits in den Jahren 2017/2011 das Zertifizierungsunternehmen FLOCERT GmbH gemeinsam mit dem Fairtrade-Händler Omniflora Blumen Center GmbH im Rahmen des ehemaligen BMWi-Förderprojekts PROZEUS eine EDI-gestützen Kontrolle von Transaktionsdaten implementiert, um - auch heute noch - die Einhaltung von Fairtrade-Regeln über alle Partner der Wertschöpfungs- und Lieferkette lückenlos und effizient nachvollziehen zu können.

Die FLOCERT GmbH

Die FLOCERT GmbH ist eine führende, weltweit tätige Zertifizierungsorganisation und die einzige, die Fairtrade-Zertifizierungen vornimmt. Darüber hinaus verifiziert FLOCERT Sozial-, Arbeits- und Umweltstandards sowie private Verhaltenskodizes. Seit der Gründung im Jahr 2003 setzt sich FLOCERT mit Leidenschaft dafür ein, mehr Gerechtigkeit im Welthandel zu fördern und arbeitet dabei mit den verschiedensten Organisationen – von Kleinbauern bis hin zu international bekannten Marken – zusammen. Die Akkreditierung als „Social Enterprise“ zeigt das Engagement von FLOCERT für soziale Unternehmenswerte. Mit fünf internationalen Geschäftsstellen, die in mehr als 120 Ländern tätig sind, ist FLOCERT darauf spezialisiert, internationale Reichweite in Verbindung mit lokaler Kompetenz anzubieten.

Die Omniflora Blumen Center GmbH:

Omniflora Blumen Center GmbH handelt hauptsächlich mit frischen Schnittblumen aus Ostafrika und hat sich dem Handel mit ethischen Produkten von sozial und ökologisch verantwortungsvollen Pflanzenzüchtern verschrieben. Der Blumenimporteur ist ein von FLOCERT Fairtrade-zertifizierter Händler und hat den Fokus auf mehrere Schlüsselfelder gelegt, die die proaktive Unterstützung für Fairtrade und das Flower-Label-Programm (FLP) beinhalten. Omniflora ist ein Tochterunternehmen von James Finlay Ltd., einem Tochterunternehmen von John Swire & Sons Ltd. UK.

Die Fairtrade-Standards

Die sogenannten „Fairtrade-Standards“ sollen sicherstellen, dass die Produktionsweise und der Handel von Produkten wie Kaffee, Blumen, Fruchtsäften und Bananen verantwortungsvoll erfolgen – im Hinblick auf soziale, ökonomische und ökologische Belange. Produzenten und Händler haben sich an klare Mindestanforderungen zu halten. Nur dann dürfen ihre Produkte mit dem Fairtrade-Siegel ausgezeichnet werden.

Die Ausgangslage und Herausforderung für den Informationsfluss

Der Produzent in Kenia erhält Bestellungen vom Importeur, liefert und berechnet konventionell. Der Importeur leitet die Ware an einen Verpacker weiter und wird von diesem vergütet. Der Verpacker erzeugt Verbrauchereinheiten und labelt diese nach Vorgabe seiner Abnehmer im Einzelhandel. Als FLOCERT-zertifizierter Importeur ist Omniflora nun verpflichtet, quartalsweise Daten von Fairtrade-Einkaufs-Transaktionen an FLOCERT zu melden. Als Mindestinformation nennt Omniflora Produkt, Menge, Preis und Produzent. Auf Basis dieser Daten kann FLOCERT überprüfen, ob die an die Primärerzeuger gezahlten Preise für die Schnittblumen die Mindesthöhe für fair gehandelte Produkte dem Fairtrade-Standard entsprechen und die Menge der fair gehandelten Produkte einsehen.

Vor dem Projekt wurden diese Daten von Omniflora ausschließlich für den Zweck der Meldung an FLOCERT händisch von Lieferscheinen und Rechnungen in Excel-Formulare übertragen und per eMail an FLOCERT übermittelt. Die Excel-Dateien wurden bei FLO-CERT gesammelt. Mit diesen Informationen fährt etwa einmal pro Jahr ein Mitarbeiter von FLOCERT zum Produzenten und prüft die Angaben in der Excel-Datei gegen dessen Buchhaltung.

Die Lösung für einen optimierten Informationsfluss

Der Warenstrom bleibt unverändert, die Prozesse sollten jedoch elektronisch abgewickelt werden. Für die Erstellung von Dateien, die über den elektronischen Datenaustausch (EDI) übermittelt werden können, war eine Konvertersoftware notwendig. Dazu suchte FLOCERT nach Open-Source-Software, um die Produzenten, die (noch) nicht entsprechend ausgestattet waren, zu unterstützen. Geplant war, dass zwischen Produzent und Importeur die EANCOM®-Nachrichten ORDERS (Bestellung), DESADV (Lieferavis) und INVOIC (Rechnung) ausgetauscht werden. Eine Kopie des DESADV sollte dann an FLOCERT gesendet werden, was eine Mengenkontrolle ermöglicht. ORDERS und DESADV konnten unproblematisch als E-Mail-Anhänge versendet werden. Die steuerrechtliche Situation für elektronische Importrechnungen aus Drittländern muste noch geklärt werden. Zur Umsetzung war es notwendig, dass die Produzenten eine Globlae Lokationsnummer GLN erhalten. Diese wird benötigt, um sich innerhalb der EDI-Nachrichten zu identifizieren und um Globale Artikelnummer GTIN für die Produkte zu vergeben.

Der Importeur sollte je Warenlieferung aus dem Datenmaterial (im Pilot-Teil Papierbelege, später DESADV und INVOIC) eine Transaktionsmeldung erzeugen, die im Standard als EANCOM®-Proforma-Rechnung abgebildet ist. Die Inhalte entsprechen im Wesentlichen der ursprünglichen Excel-Datei, allerdings wurden die Texte für Namen, Anschriften und Artikelbezeichnungen durch GLN und GTIN ersetzt, um eine automatische Auswertung zu ermöglichen. Solange die Produzenten noch nicht in der Lage sind, GTIN zu generieren und auszutauschen, wird dies regelkonform vom Importeur (Inverkehrbringer) übernommen.

Der Nutzen für FLOCERT und andere Fairtrade-zertifizierte Organisationen

Die Einführung Nachrichten für den von elektronischem Datenaustausch im EANCOM®-Format zwischen FLOCERT und weltweit ansässigen Fairtrade-zertifizierten Organisationen versetze den Zertifizierer zum ersten Mal in die Lage, nahezu kostenfrei einen wesentlichen Teil der für die Zertifizierung unerlässlichen Informationen in Echtzeit und in großer Vollständigkeit und Korrektheit zu erfassen. Aufgrund der Leistungsfähigkeit der Lösung rechnete FLOCERT mit der kompletten Amortisation der Gesamt-Investition innerhalb von 2 Jahren. Des Weiteren sah FLOCERT in der kostenfreien Bereitstellung der im Rahmen des PROZEUS-Projektes erstellten EANCOM®-Software eine Möglichkeit für alle Fairtrade-zertifizierten Organisationen ohne bestehende digitalisierte Kommunikation, mit Handelspartnern weltweit gleichberechtigtere Geschäftsbeziehungen eingehen zu können. Die auf dem Weg dorthin zu erwartenden Implementierungs-Hürden wie internationales Projekt-Management oder Fern-Analyse von Geschäftsprozessen wurden in diesem Praxisprojekt mit vereinten Kräften überwunden. Den vollständigen Praxisbericht des PROZEUS-Praxisprojekts "Implementierung einer EDI-gestützten Kontrolle von Transaktionsdaten" der FLOCERT GmbH mit der Omniflora Blumen Center GmbH finden Sie hier

Haben Sie auch ein digitales Nachhaltigkeitsvorhaben, dass Sie gerne mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum eStandards umsetzen möchten?

Patrik Eisenhauer, Projektmanager Co-Working-Space Wuppertal für Nachhaltigkeit steht Ihnen gerne mit weiteren Informationen und für ein Erstgespräch zur Verfügung: eisenhauerkompetenzzentrum-estandards.digital oder +49 202 45958-70.

 

Autor: Tobias Woff

Kontakt:
geschaeftsstelle@kompetenzzentrum-estandards.digital
Tel.: +49 221 94714-505
Fax: +49 221 94714-7505

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